Musterbriefe: Anfrage der Kunden beantworten
Für Interesse und nachfolgend Bestellungen sorgen
Der große Unterschied zwischen sehr ähnlichen Unternehmen ist in der Zwischenzeit fast nur noch auf dem Sektor des Kundenservice zu finden und gerade die schriftliche Kommunikation spielt dabei eine Hauptrolle. Das gilt vor allem durch die schnellen Möglichkeiten, die das E-Mail mit sich gebracht hat. Die Rückantwort für eine Anfrage ist dabei ein Beispiel, bei dem sich zeigt, ob man für die Kundinnen und Kunden Interesse hat oder nicht und auf diese eigentlich recht einfache Weise kann man für eine Kundenanbindung zum Unternehmen sorgen.
Kundenanfrage beantworten
Wichtig ist bei einer Beantwortung einer Kundenanfrage, dass man auf die Frage eingeht und nicht irgendwelche Werbesprüche vom Stapel lässt. An denen ist der Kunde nicht interessiert, er möchte seine Frage beantworten und mögliche Details geklärt haben. Das können Fragen zu einem bestimmten Produkt sein, zu einer Dienstleistung wie die Lieferzeit oder auch zu anderen Fragestellungen.
Geht man auf die Frage ein und kann sie gut beantworten, hat man schon die halbe Miete eingefahren, weil sich die Kundin oder der Kunde ernst genommen fühlen. Es ist auch durchaus positiv, wenn man nicht entsprechen kann, aber die Frage trotzdem entsprechend seriös gestaltet. Man muss nicht immer etwas anbieten können, aber man kann sich trotzdem als professioneller Anbieter für vielleicht andere Situation präsentieren.
Die Antwort sollte punktgenau auf die Frage abgestimmt sein, bei Produkten wäre es auch vorstellbar, dass man eine Alternative anbietet, wenn genau dieses eine Produkt zum Beispiel nicht lieferbar ist.
Nachstehend ein einfaches Beispiel eines Musterbriefes, bei dem eine konkrete Anfrage positiv beantwortet werden kann.
Musterbrief für Beantwortung einer Anfrage
Ihre Anfrage nach Kartenmaterial unserer Wanderwege
Sehr geehrter Herr XX,
vielen Dank für Ihre Anfrage vom 4. Jänner 20.. nach Unterlagen für unsere Wanderwege.
Wir haben zusammen mit den Nachbargemeinden aus unserer Region ein ganzes Wegenetz anzubieten und Informationen darüber gibt es auf verschiedene Weise. Eine große Übersicht über die angebotenen Wege haben wir in dem Folder zusammengestellt, den wir Ihnen in der Beilage gerne übermitteln. Wenn Sie zu einzelne Wanderwege mehr Informationen brauchen, steht unser Gemeindeamt gerne unter der Telefonnummer XX zur Verfügung.
Außerdem sind wir davon überzeugt, dass unsere Internetseite eine große Hilfestellung sein kann. Unter (Adresse) finden Sie die einzelnen Wege mit einer detaillierten Beschreibung sowie den Angaben des Schwierigkeitsgrades und der Kindertauglichkeit, vor allem was jüngere Kinder betrifft. Es gibt zu jedem Wanderweg ein Höhenprofil und viele weitere Detailinformationen sowie eine Online-Karte, um sich einen Überblick verschaffen zu können.
Wir würden uns sehr freuen, Sie mit Ihren Freunden oder Ihrer Familie bei uns als Gast begrüßen zu dürfen und stehen für weitere Fragen natürlich gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen!
(Gemeinde, Mitarbeiter)
Beilage: 1 Folder
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