Aufgaben der Buchhaltung und ihre Funktionen
Weit mehr als nur eine Steuerinformation
Die Aufgaben der Buchhaltung sind umfangreicher als man glaubt. Es gibt fünf Funktionen, die damit verbunden sind, nämlich Dokumentation, Ermittlung, Information, Planung und Kontrolle. Viele glauben, dass die Buchhaltung einzig für die Ermittlung der Steuerforderung des Staates dient, aber man kann die Buchhaltung auch nutzen, um offene Rechnungen zu überprüfen und Trends abzulesen.
Welche Aufgaben gibt es in der Buchhaltung?
- Dokumentation (was ist passiert?)
- Ermittlung (Gewinn, Steuerschuld)
- Information (alle Rechnungen bezahlt?)
- Planung (wie kann es weitergehen?)
- Kontrolle (war es dann auch so?)
Vorteile der Buchhaltung
Bei der Buchhaltung oder auch Buchführung denkt man in erster Linie an verstaubte Verordnungen, Zahlen und natürlich Ermittlung der Höhe, wie viel Steuern man zahlen muss. Das gilt für die kleine Buchhaltung eines Einzelunternehmers ebenso wie für die Bilanz eines Konzerns. Deshalb mag man die Buchhaltung eigentlich nicht, weil alles nur nervig ist, aufhält und Steuern will sowieso keiner zahlen. Nicht selten unterschätzt man aber, dass man selbst auch von der Buchhaltung profitieren kann.
Denn die Buchhaltung ist viel mehr als die Darbietung der wirtschaftlichen Zahlen, um selbst zahlen zu können, in erster Linie Steuern an den Staat oder auch an das Land. Es gibt verschiedene Aufgaben und Funktionen, die man auch als Pflicht bezeichnen kann. Hier treffen verschiedene Interessen auch aufeinander und man spricht von den Interessensgruppen oder auch Stakeholder. Das Personal zum Beispiel ist sehr daran interessiert, dass im Unternehmen alles glatt läuft und der Arbeitsplatz gesichert bleibt. Die Bank möchte wissen, ob die Kreditraten weiter bezahlt werden können, der Staat will die Steuerhöhe wissen und selbst hat man auch einige Fragen an das Datenmaterial.
Dokumentationsfunktion: Dokumentation der Geschäftsfälle
Neben der Kontrolle der Zahlen und Ermittlung der Steuerhöhe kann man die Buchhaltung daher mit einer weiteren Aufgabe in Verbindung bringen, nämlich mit jener der Dokumentationsfunktion. Denn die Buchhaltung dokumentiert alle Vorgänge und bietet sich als Lexikon an, was wann wo passiert ist und zeigt so auch Entwicklungen auf.
Wenn ein Einzelunternehmer drei Kunden Rechnungen ausstellt, wird er wohl wissen, ob diese bezahlt sind oder nicht. Wenn er aber zehn Rechnungen ausstellt, wird es schon schwieriger, den Überblick zu bewahren. Mit der Buchhaltung kann er ein Werkzeug nutzen, in dem er nachschauen kann, wer gezahlt hat und wer nicht. Dabei spielt es keine Rolle, ob man ein Einnahmen-Ausgaben-Rechner ist oder eine doppelte Buchhaltung führt, denn die Aufzeichnungen gelten in beiden Fällen.
Auch die eigenen Schulden bei den Lieferanten lassen sich so ermitteln, indem man die Rechnungen kontrolliert, die schon beglichen sind und jene, die noch offen sind. Die Buchhaltung liefert all diese Informationen, aber man muss damit auch arbeiten, um die Dokumentationsfunktion für sich selbst nutzen zu können. Letztlich hilft man sich selbst, weil man viel leichter den Überblick gewinnt und im Zeitalter von Computer und Internet hat man sogar noch mehr Möglichkeiten der Recherche. Das Internet kann man nutzen, um das Steuerkonto abzurufen und im Computer ist per Software jede Zahl abrufbar, jedes Konto und damit alle Möglichkeiten, um den aktuellen Stand zu erfragen oder auch ältere Zeiträume zu hinterfragen.
Was ist die Ermittlungsfunktion in der Buchhaltung?
Die Ermittlungsfunktion ist eine der zentralen Aufgaben der Buchhaltung und bedeutet, dass man das erhobene Zahlenmaterial nutzen kann, um daraus die vorgeschriebenen Verpflichtungen zu ermitteln. Die jährlich zu ermittelte Steuer wie die Einkommensteuer basieren auf den Fakten, die die Buchhaltung liefert. Dafür ist die Buchhaltung auch bekannt und deshalb gibt es auch das negative Image, weil das Ergebnis ist die Steuerbelastung und Steuern zahlt niemand gerne. Tatsächlich kann die Buchhaltung aber auch eine große Hilfe sein.
Neben der Ermittlung der Steuerhöhe ist auch die Höhe der Belastung durch die Sozialversicherung ein Thema in diesem Kontext. Auch die Sozialversicherung berechnet sich nach den Ergebnissen, die die Buchhaltung liefert. Und das gilt auch für jede andere Form von Abgaben, etwa auch im Zusammenhang mit dem Personal.
Und als letzter Punkt im Rahmen der Ermittlungsfunktion der Buchhaltung ist die Gewinnausschüttung zu nennen. Weiß man nicht genau, wie hoch der Gewinn ist, wird dies schwierig. Durch das präzise Ergebnis der Buchhaltung und der Bilanzen lässt sich die Ausschüttung aber für die Beteiligten durchführen.
Informationsfunktion der Buchhaltung
Die Buchhaltung als Informationsinstrument bedeutet, dass alle Zahlen bereitstehen, um die aktuellen Fragen zu klären. So zeigt ein einziger Blick in die Konten der Buchhaltung, welche Rechnungen die Kunden bereits bezahlt haben und welche noch offen sind. Durch die Eintragung des Datums bei der Bezahlung lässt sich auch ermitteln, wie lange sich die Kunden Zeit lassen, um ihre Rechnungen zu begleichen und damit kann man seine eigene Strategie überdenken und man kann auch die Kennzahlen ermitteln, wie lange man Geld auslegen muss, bis es von den Kunden hereinkommt.
Die Informationsaufgabe der Buchhaltung dient nach innen ebenso wie nach außen. Da die Zahlen die aktuelle Situation des Unternehmens widerspiegeln, sind die Daten aus der Buchhaltung für externe Geldgeber interessant. Tatsächlich kann das Datenmaterial den Ausschlag darüber geben, ob einem Unternehmen Geld zur Verfügung gestellt wird oder nicht - ein mögliches Konzept könnte Venture Capitals für Jungunternehmen sein. Wenn aus der Buchhaltung ersichtlich ist, dass das Geschäftsmodell keine Chance hat, ist der Zug auch schon abgefahren.
Und nach innen kann die Buchhaltung ebenso genutzt werden, um die Effizienz der einzelnen Abteilungen zu hinterfragen. Dabei überschneiden sich auch Buchhaltung und Kostenrechnung, je nach Abteilung und Unternehmensform. Der Wert der Anlagen, die aktuell offenen Rechnungen bei Lieferanten und von Kunden sowie die aktuellen Bestände von Bank und Kassa lassen sich jederzeit abfragen, sodass man stets im Bilde ist und keine Schätzungen vornehmen muss.
Was ist die Kontrollfunktion der Buchhaltung?
Die Kontrollfunktion ist eine Aufgabe der Buchhaltung, mit der es möglich wird, aufgrund der aktuellen Zahlen aus der Buchhaltung den Finanzplan des letzten Jahres zu hinterfragen. Vor einem Jahr hat man sich die Zahlen zusammengestellt, wie sich das Unternehmen entwickeln soll und welche Umsatzzahlen man erreichen möchte oder bei welchen Posten man wie viel Geld einsparen will. Ein Jahr später ist man schlauer und kann zurückblicken und einen Vergleich anstreben.
Mit der Buchhaltung und den aktuellen Daten kann man nun einen direkten Vergleich anstellen, ob die Ziele erreicht oder sogar übertroffen oder nicht erreicht wurden. Klar verfehlt wäre der negativste Fall der Möglichkeiten beim Vergleich von Plan zu Ist. Der Finanzplan war die Vorgabe, die tatsächlichen Werte der Buchhaltung sind die Realität.
Aus der Erkenntnis, wieweit man daneben lag oder wie präzise man die Zahlen schon im Vorfeld ermitteln konnte, kann man Schlussfolgerungen für die nächsten Finanzpläne ziehen oder aber eine Analyse durchführen, warum man so weit daneben lag und was die Ursache gewesen ist. Oft ist das Unternehmen dabei gar nicht der Grund, sondern eine schwierige allgemeine Wirtschaftslage, die jedes noch so kleine Unternehmen auch zu spüren bekommt. Mit der Kontrollfunktion lassen sich solche Vergleiche zwischen Plan und Realität leicht bewerkstelligen und deshalb ist die Buchhaltung nicht nur für Geldgeber und Steuerhöhe wichtig, sondern auch für das Unternehmen selbst.
Was ist die Planungsfunktion in der Buchhaltung?
Die Planungsfunktion ist eine der zentralen Aufgaben und bietet sich an, um die bisherige Entwicklung zu hinterfragen und Fehlentwicklungen erkennen zu können. Und man kann auch von den vorhandenen Zahlen ausgehend auf die Zukunft schließen und somit auch einen Finanzplan erstellen - zum Beispiel für das nächste Jahr. Ohne die Daten der Buchhaltung wären beide Ansätze gar nicht möglich.
Das bedeutet, dass man die Ergebnisse der Bilanz, aber auch jedes Konto für sich gut vergleichen kann. So kann man sich die Ergebnisse der letzten drei Jahre anschauen und Entwicklungen feststellen. Damit ist man auch schon mitten in der Planungsfunktion der Buchhaltung. Sie ist zwar Quelle der Steuerhöhe, aber sie ist auch ein Werkzeug, um Fehlentwicklungen aufzuzeigen, die man dann unternehmerisch abstellen kann. Es ist also falsch, die Buchführung einzig im Zusammenhang mit der Steuerbelastung zu sehen - was oft aber passiert. Vielmehr kann man das Zahlenmaterial auch selbst nutzen und sich selbst hinterfragen.
Man muss die Probleme aber auch kennen und durch die nackten Zahlen der Buchhaltung wird man darüber informiert. Das bedeutet aber auch, dass die Buchhaltung nicht mit dem Abschluss der Bilanz erledigt ist, sondern mit den Zahlen muss dann auch aktiv gearbeitet werden. So ist nicht nur im negativen Sinn eine Fehlentwicklung zu erkennen, sondern im positiven Sinn lässt sich ein Finanzplan für neue Projekte erstellen.
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