Buchen in der doppelten Buchhaltung
Der eigentliche Buchungseintrag ergo die Verarbeitung
Nachdem es den Geschäftsfall gegeben hat und der Buchungssatz gebildet wurde, geht es nun an das eigentliche Buchen. Der Name rührt wie der Überbegriff Buchhaltung daher, dass häufig in Büchern gearbeitet wurde und das Notieren und Eintragen der verschiedenen Beträge und Geschäftsfälle wurde kurzerhand als Buchen definiert und ist so überliefert.
Wie bucht man einen Geschäftsfall?
Als Buchen ist die tatsächliche, praktische Umsetzung des Buchungssatzes gemeint. Heute gibt es verschiedene Formen der Umsetzung, denn meist wird die Buchhaltung in elektronischer Form durchgeführt, aber kleinere Buchhaltungen und auch die ersten Schritte in den kaufmännischen Schulen agieren noch manuell. Ob man jetzt ein Buchhaltungssystem hat oder mit der Hand bucht, spielt keine Rolle - die Aktion ist die gleiche, nur die Umsetzung ist verschieden.
Als Grundlage überlegen wir einen Buchungssatz, bei dem Geld vom Bankkonto abgehoben wurde, um damit den Kassastand zu erhöhen. Also wird das Geld in der Kassa mehr und steht im Soll, auf dem Bankkonto logischerweise weniger und steht im Haben. Den Buchungssatz hat man schnell mit
Kassa an Bank EUR 1.000,--
ermittelt.
Arbeitet man nun manuell, dann trägt man auf dem Konto Kassa die Bankabhebung mit Datum und diesem Text ein und vermerkt im Soll den Betrag von EUR 1.000,-- (beim T-Konto sind Text und Betrag in der linken Hälfte des Kontos einzutragen). Auf dem Konto Bank - natürlich für das richtige Bankkonto, denn Unternehmen können mehrere haben - wird die Bankabhebung samt Betrag im Haben bzw. auf dem T-Konto in der rechten Hälfte eingetragen.
Damit ist die Buchung erfolgt und der Beleg - der Ausdruck der Bankfiliale - kann mit dem Datumsstempel und einem persönlichen Zeichen versehen werden, damit der Beleg nicht irrtümlich nochmals gebucht wird.
Bei einem elektronischen System würde man zuerst das Kassakonto für Soll und dann das Bankkonto für Haben auswählen und schließlich den Betrag sowie das Datum eintragen. Die Arbeit ist die gleiche, es erfolgt nur auf schnellere Weise. Es gibt einen technischen Unterschied in der Durchführung, die Regeln sind aber stets die gleichen, denn es gelten für alle Vorgehensweisen die Grundsätze der Buchhaltung.
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