Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in der Buchhaltung
System der einfacheren Buchhaltung
Die Buchhaltung muss jedes Unternehmen führen, aber es gibt zwei Arten von Buchhaltung - die doppelte Buchhaltung oder auch doppelte Buchführung einerseits und die Eingaben-Ausgaben-Rechnung oder Einnahmen-Überschussrechnung andererseits. In beiden Fällen müssen die Geschäftsfälle aufgezeichnet werden, aber bei der doppelten Buchhaltung mit einem Kontenplan und präzisen Konten mit Soll- und Habenseite, bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entfällt diese Verpflichtung.
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird in Österreich so bezeichnet, auch in Bayern kennt man den Begriff. Ansonsten wird in Deutschland eher die Einnahmen-Überschussrechnung als Begriff gewählt. Die Durchführung ist aber das gleiche System.
Unterschied von Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelter Buchhaltung
Was ist nun der große Unterschied und wer darf wie agieren? Der Unterschied ist, dass bei der doppelten Buchhaltung das Jahresergebnis in einer Bilanz mündet und von Jahr zu Jahr ein Übertrag erfolgt, zum Beispiel vom Anlagevermögen, vom Kassastand, vom Bankguthaben und den Kapitalsummen und offenen Rechnungen. Damit beginnt jedes weitere Geschäftsjahr mit den Werten des vorherigen Jahres.
Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gibt es eine Abrechnung pro Jahr und das war es dann auch schon. Im nächsten Jahr wird wieder bei 0 begonnen, einen Übertrag gibt es nur in einem Fall: im Anlageverzeichnis zum Beispiel für das Betriebsauto, für Büroausstattung, das PC-System oder andere Gerätschaft, die höherwertig ist. Die Kassa beginnt bei null, das Bankkonto auch. Natürlich nicht auf der Bank selbst, aber in der Buchhaltung.
Bei der Benutzung sind die Rechtsvorschriften zu beachten. Ein Kaufmann ist generell verpflichtet, eine doppelte Buchhaltung zu führen, freiberuflich tätige Unternehmerinnen und Unternehmer hingegen nicht. Wer nicht muss, darf aber die doppelte Buchhaltung wählen, was manchmal von Vorteil sein kann.
Video über die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (YouTube)
Das einfachere Prinzip
Für viele ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aber die einfachere Option. Für die Abführung der Umsatzsteuer muss man die Belege sowieso eintragen und die Summe der monatlichen Erkenntnisse mündet in der Überschussrechnung. Wer so agiert, wird Einnahmen-Ausgaben-Rechner bezeichnet und die Überschussrechnung sieht so aus, dass die tatsächlichen Einnahmen und die tatsächlichen Ausgaben gegenübergestellt werden. Die Differenz ist dann der Gewinn oder Verlust und führt zur Höhe der Steuer, die abzuführen ist.
Tatsächliche Einnahmen und Ausgaben bedeutet, dass ein Erlös erst dann eingetragen wird, wenn der Kunde wirklich bezahlt hat und nicht dann, wann die Rechnung erstellt wurde und gleiches gilt für selbst bezahlte Lieferantenrechnungen. Das bedeutet, dass Überträge in das nächste Jahr, wie dies bei der doppelten Buchhaltung bei offenen Rechnungen der Fall ist, nicht erfolgt. Was vom 1. 1. bis 31. 12. passiert ist, wird berücksichtigt, alles andere dann, wenn es aktuell ist. Das vereinfacht die Sache natürlich wesentlich.
Beispiele für die Buchungen
- Rechnung für 6 Monate im Voraus, bezahlt im November = altes Jahr
- Rechnung für 6 Monate im Voraus, bezahlt im Jänner = neues Jahr
Keine Bilanzbereinigungen
Es gibt auch keine Rückstellungen oder ähnliche Bilanzarbeiten, um vorzusorgen, sondern was bezahlt wird, wird gebucht, was nicht bezahlt wird, ist noch kein Thema. Gerade bei kleinen Unternehmen gibt es keine hohen Umsätze und auch wenige Belege und da wäre es völlig übertrieben, eine doppelte Buchhaltung zu führen. Wer zum Beispiel Obst und Gemüse am Markt verkauft, hat den Tagesumsatz, ein paar Rechnungen und mehr ist dann nicht zu berücksichtigen. Hier ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung viel praktischer, oftmals kommt man mit einer DIN A4-Seite pro Monat aus, in der alle Belege angeführt werden.
Gewinnermittlung bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Bei der doppelten Buchhaltung gibt es den Kontorahmen und die Konten, das fällt bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hingegen weg. Die Grundlage für die Gewinnermittlung ist in diesem System die Sammlung der Belege und die Aufstellung der Beträge der Geschäftsfälle. Theoretisch könnte man auf die Aufzeichnungen verzichten, aber nur theoretisch.
Denn die Belege in gesammelter Form wären Beweis genug für die Geschäftsfälle, doch für die Ermittlung der monatlichen oder in manchen Fällen vierteljährlichen Umsatzsteuer, die abzuführen ist, braucht es die Belege als gelistete Aufzeichnung. Hier werden nicht Konten verwendet, sondern eine Liste der Zahlungen und Einnahmen, beispielsweise als Tabellenkalkulation oder auch als simples, kleines Buchhaltungsprogramm. Mit Konten kann man trotzdem arbeiten, muss es aber nicht. Das hängt auch davon ab, mit wie vielen Geschäftsfällen man es zu tun hat. Ein Buchhaltungsprogramm mit Konten hat aber den Vorteil, dass man leichter pro Jahr vergleichen kann - einer der großen Vorteile der doppelten Buchhaltung.
Und so, wie die Umsatzsteuer mit diesen Aufzeichnungen ermittelt wird, arbeitet auch die Gewinnermittlung bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Es werden die Summen der Betriebseinnahmen zusammengefasst und davon die Summen der Betriebsausgaben abgezogen. Waren die Einnahmen höher, dann hat man einen Gewinn erwirtschaftet, waren sie niedriger, dann gab es einen Verlust.
Einfache Darstellung der Gewinnermittlung:
Summe der Einnahmen - Summe der Ausgaben = Ergebnis.
Ist das Ergebnis negativ, hat man einen Verlust eingefahren, ist das Ergebnis positiv, hat man einen Gewinn erwirtschaftet.
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