Geschäftsfall in der Buchhaltung
Ein Vorgang im Unternehmensalltag
In der Buchhaltung ist stets von Geschäftsfällen die Rede, die verbucht werden müssen. Geschäftsfälle gibt es natürlich auch in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, dort werden sie in einfache Listen eingetragen, aber nicht direkt verbucht wie bei den Konten der doppelten Buchhaltung.
Was ist ein Geschäftsfall?
Der Name Geschäftsfall kombiniert zwei Faktoren, nämlich einerseits die Verbindung mit dem Unternehmen und andererseits die Tatsache, dass es einen Vorgang gibt, der in der Buchhaltung zu berücksichtigen ist. Jede Handlung im Unternehmen vom Einkauf bis zum Verkauf, von der Mietzahlung bis zur Provisionseinnahme ist ein Geschäftsfall innerhalb des Unternehmens und des unternehmerischen Alltags und muss berücksichtigt, ergo in der Buchhaltung gebucht werden.
Nur unternehmerische Ausgaben gelten
Wenn man die Lebensmittel für die Familie einkauft, ist dies kein Geschäftsfall, auch wenn man ebenso dafür Geld ausgegeben hat. Denn eine Verbindung mit dem Unternehmen ist nicht gegeben. Kauft man hingegen Papier für den Drucker in der Firma ein, ist ein Geschäftsfall gegeben. Also sind die Geschäftsfälle alle Situationen, in denen Geld verwendet wird - sei es als Einnahme oder Ausgabe - und die mit dem Unternehmen zusammenhängen. Aus den Grundsätzen der Buchhaltung wissen wir, dass alle Geschäftsfälle zu berücksichtigen sind. Manche Rechnungen einfach nicht einzutragen, ist absolut verboten und kann eine teure Strafe nach sich ziehen.
Ansonsten gibt es keine Definition. Ob man nun um EUR 5,-- Briefmarken eingekauft hat oder um EUR 1.000.000,-- eine neue Maschine, spielt keine Rolle. Beides ergibt einen neuen Geschäftsfall, nur der Betrag ist unterschiedlich hoch und die Geschäftsfälle unterscheiden sich in den verwendeten Konten. Mal sind es Anlagekonten, mal Lieferantenkonten und beim Jahresabschluss die Bilanzkonten.
Der Geschäftsfall ist der Beginn von Arbeit in der Buchhaltung. Er muss hinterfragt werden, damit man weiß, zu welcher Buchung die Handlung geführt hat und welche Konten zu verwenden sind. Wenn das auch bekannt ist, kann gebucht werden und die Arbeit ist für diesen einen Fall abgeschlossen. Die Summe der Buchführung mit allen Konten, Salden und anderen Endergebnissen beginnt mit den einzelnen Geschäftsfällen.
Manche Konten werden kaum berührt wie etwa ein Grundstück, andere wie Konten für Handelswaren sind fast täglich notwendig, weil es stets zu Einkäufen kommt.
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