Grundsätze und Vorschriften in der Buchhaltung

Rahmenbedingungen für die Buchführungsarbeit

Die Grundsätze der Buchhaltung sind Vorschriften, wie die Buchhaltung zu führen ist. Es gibt insgesamt mehr als 10 allgemeine Vorschriften und/oder Empfehlungen wie die Vollständigkeit oder Klarheit. Vollständigkeit heißt, dass man jeden Geschäftsfall buchen muss und nicht nur jene, durch die die Kosten gestiegen sind. Klarheit heißt etwa, dass nachvollziehbar sein muss, um was es sich beim Geschäftsfall gehandelt hat. Eine Empfehlung ist, rasch zu buchen, weil nach 6 Wochen weiß man vielleicht nicht mehr so genau, worum es bei dem Einkauf gegangen sein mag.

Welche Vorschriften gibt es in der Buchhaltung?

Unternehmensfortführung
Vorsicht (keine Buchung ohne Beleg)
Aufbewahrungspflicht der Belege
Stetigkeit (immer gleiche Ansätze)
Richtigkeit (Betrag, Datum)
Vollständigkeit (keine Rechnung weglassen)
Ordnung
Identität (richtige Fortführung)
Klarheit und Übersichtlichkeit (nachvollziehbare Eintragungen)
rasche Erfassung
Einzelbewertung
Konsequenzen (Strafe bei Vergehen)

Dabei müssen zwei Themenschwerpunkte getrennt werden. Der eine betrifft den richtigen Umgang mit den Belegen, die als Beweisstücke zu betrachten sind. Fragt später das Finanzamt nach der einen oder anderen Position, so muss man die Beträge nachweisen können. Das gilt in beiden Buchhaltungssystemen gleich.

Das andere sind die Grundsätze generell, wie die Buchhaltung zu führen ist. Sie beziehen sich vor allem auf die Genauigkeit und auch darauf, dass man die Bewertung stets gleich durchführt. Malen, Zeichnen und Formen mag in der Kunst wichtig sein, ist aber in der Buchhaltung nicht gefragt und sogar strikt zu unterlassen. Daher gilt das, was etwa auf Rechnungen steht und keine Schätzwerte oder eher bevorzugte Beträge, um sich höhere Steuerzahlungen ersparen zu können.

Die Grundsätze teilen sich auf zehn Punkte auf, die in jedem Lehrbuch nachzulesen sind. Wie bereits erwähnt, sind nicht alle Punkte für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung umsetzbar, denn eine Abgrenzung über die Jahresfrist hinaus gibt es zum Beispiel nicht, auch die Übertragung der Bilanzwerte findet nicht statt. Ansonsten sind die Punkte aber durchaus ebenfalls gültig.

Bedeutung der Grundsätze

Man darf diese Rahmenbedingungen nicht als Empfehlungen auffassen, denn wenn man sich bewusst nicht daran hält, kann es auch zu einer teuren Strafe oder bei Betrugsverdacht auch zu einer Gefängnisstrafe kommen. Wesentlich ist, dass man sich an die Spielregeln hält, genau arbeitet, möglichst bald die Belege verarbeitet und auch die Aufbewahrung entsprechend sicherstellt, damit man genau in diese schwierige Situation gar nicht erst kommen kann.

Auf die leichte Schulter darf man die Regeln auf keinen Fall nehmen und daher werden sie auch in der Ausbildung, etwa in der Handelsschule oder in der Handelsakademie genau besprochen.

Grundsatz der Unternehmensfortführung

Der erste Grundsatz bei der doppelten Buchhaltung ist die Unternehmensfortführung. Das bedeutet, dass die Buchhaltung immer unter der Annahme ausgeführt wird, dass das Unternehmen im nächsten Jahr auch noch existiert. Das macht auch Sinn, weil sonst der Aufwand zu groß wäre und zum Spaß gründet man auch kein Unternehmen.

Das betrifft die doppelte Buchhaltung und damit den Übertrag von Anzahlungen, Bewertungen und Anlagen in das nächste Jahr. Es macht keinen Sinn, Bewertungen vorzunehmen, wenn man innerhalb eines Jahres das Unternehmen wieder beenden will.

Grundsatz zur Vorsicht

Der Grundsatz der Vorsicht in der Buchhaltung ist die Auflage, dass man nur bucht, was sicher ist. Man könnte zum Beispiel nach dem Eingang einer Bestellung den Verkaufswert buchen, weil man ja weiß, dass man diesen Verkauf tätigen wird. Jedoch ist gar nicht gesagt, dass der Kunde zahlt und es kann ja auch sein, dass die Ware beschädigt wird und zurückgeschickt wird - oder im Falle von Modeartikel nicht passt und ebenfalls zurückgeschickt wird. Dann hätte man eine Buchung ohne tatsächlichem Verkauf. Daher gilt: keine Buchung ohne Beleg, in den meisten Fällen also: ohne tatsächliche Rechnung.

Grundsatz zur Aufbewahrungspflicht bei Belege

In der Buchhaltung gibt es verschiedene Vorschriften und die Aufbewahrungspflicht bei Belege ist eine davon. Das bedeutet, dass je nach Land eine bestimmte Anzahl an Jahren alle Belege aufzubewahren sind. Dabei kann es erhebliche Unterschiede geben und es ist zu beachten, dass sich diese gesetzlichen Vorschriften auch ändern können. Generell gilt, dass die Belege aufzubewahren sind, um sie später nochmals kontrollieren zu können, vor allem im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Wenn man gelost wird und es zu einer Betriebsprüfung kommt, wird überprüft, ob die Angaben für die Steuerzahlung korrekt erarbeitet wurden. Es wird also kontrolliert, ob anhand der Belege die Geschäftsfälle richtig eingetragen wurden. Wenn man nun keine Belege mehr vorweisen kann, können die Eintragungen auch geschummelt sein, man hat keinen Nachweis für teure Einkäufe, für die Umsätze oder für die Anschaffung neuer Gebäuden samt Kosten für die Einrichtung. Die Belege sind nicht nur lästig, sie schützen auch vor Misstrauen durch die Behörden, weil man damit nachweisen kann, dass man die eingetragenen Kosten wirklich zu leisten hatte.

Was zählt zu den Belegen?

Zu den Belegen zählen die Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, Kassabuch, Bankbelege, Inventarlisten und alle weiteren Dokumente, die die Geschäftsfälle dokumentieren können. Zu beachten sind die unterschiedlichen Fristen. Während in Deutschland und auch in der Schweiz die Belege zehn Jahre aufzubewahren sind, gilt in Österreich eine andere Regelung. Hier reichen bereits sieben Jahre. Das bedeutet, dass man im achten Jahr die Buchhaltungsunterlagen des ersten Jahres entsorgen kann und wieder Platz gewinnt.

Grundsatz zur Stetigkeit

Der dritte Grundsatz bei der Durchführung der Buchhaltung ist durch das Stetigkeitsgebot repräsentiert. Damit ist gemeint, dass man seine eigenen Spielregeln im Rahmen der Möglichkeiten gleich gestaltet und nicht sprunghaft ändert, weil das gerade so witzig wäre oder weil man es wirtschaftlich gerne so durchführen würde. Beurteilt man eine Situation nach einem Schema, dann ist die Beurteilung beim nächsten derartigen Vorgang gleich zu wählen, damit die Vergleichbarkeit erhalten bleiben kann.

Das betrifft vor allem die Bewertung, bei der man verschiedene Ansätze wählen kann. Und genau da gilt, dass man immer den gleichen Ansatz anwendet, um die Werte schlüssig vergleichen zu können.

Grundsatz zur Richtigkeit

Der Grundsatz der Richtigkeit in der Buchhaltung umschreibt, dass man bei der Arbeit in der Buchhaltung nicht Gefahr laufen soll, zum Märchenonkel zu werden. Die Geschäftsfälle sind so einzutragen, wie sie sind und das gilt vor allem für alle Fakten wie Datum und den echten Betrag. Deshalb sind die Belege auch so wichtig, weil andernfalls könnte man eintragen, was man will - man könnte es nicht überprüfen. Die Vorschrift der Richtigkeit bezieht sich daher auf ein korrektes Buchen im Sinne des Zeitraums und im Sinne der tatsächlich angefallenen Geschäftsfälle. Eine Rechnung wegzulassen, weil man dann weniger Steuern zahlt, ist ein klares und vorsätzliches Fehlverhalten. Nur den halben Betrag eines Verkaufs zu buchen ebenso.

Grundsatz zur Vollständigkeit

Mit dem Grundsatz der Vollständigkeit ist die Auflage erteilt, dass jeder Geschäftsfall, der stattgefunden hat, auch berücksichtigt werden muss. Damit ist gemeint, dass man nichts auslassen darf, um Steuern zu sparen, dass man aber gleichzeitig auch nichts erfinden darf, um die Steuerlast zu reduzieren - beispielsweise Eingangsrechnungen von Waren, die man nie erhalten hat, um über die Vorsteuer die Steuerlast per Trick zu reduzieren. Das gilt auch für das Buchen vom halben Verkaufsbetrags, um Umsatzsteuer zu sparen.

Grundsatz zur Ordnung

Das Ordnungsprinzip in der Buchhaltung ist eine Vorschrift, wonach es keine Buchung geben darf, ohne dass ein Beleg vorliegt. Man könnte beim Namen Ordnungsprinzip davon ausgehen, dass es um die Ordnung in der Buchhaltung gehen könnte, was natürlich nie falsch ist. Aber konkret schreibt dieser Grundsatz vor, dass man zum Beispiel keine Eingangsrechnung buchen darf, wenn eine solche nicht vorliegt. Es könnte dann nämlich auch Betrugsabsicht vorliegen, um durch die Vorsteuer den Steuerbetrag künstlich zu reduzieren.

Grundsatz zur Identität

In der Bilanz wird von einem Jahr auf das nächste der Bestand übertragen - Anlagevermögen, Kapital, Kassa, Bank, Postkonto, Lieferforderungen und Lieferverbindlichkeiten werden Jahr für Jahr mit ihrem aktuellen Stand per Jahresende in das nächste Jahr übernommen. Die Schlussbilanz des abgelaufenen Jahres muss mit der Eröffnungsbilanz des neuen Jahres übereinstimmen.

Grundsatz zur Klarheit

Die Definition meint im Sinne der Klarheit, dass man die Buchungen oder bei Einnahmen-Ausgaben-Rechner die Eintragung in die Liste der Geschäftsfälle so wählt, dass man nachvollziehen kann, worum es bei dem Geschäftsfall ging. Das ist mittlerweile ein großes Problem geworden, denn oft gibt es nur einen Kassabon mit einer Zahlenkombination, die für ein bestimmtes Produkt steht, aber für Außenstehende nicht klar sein kann.

Ob das nun ein Computer, ein Zubehör für den Computer, ein Handy oder ein Putzmittel ist, spielt keine Rolle - die Klarheit ist nicht gegeben, es sei denn man weiß, was man eingekauft hat und formuliert dies entsprechend. Schreibt man aber nur den Zahlencode als Text, wird niemand sonst wissen, worum es bei dem Geschäftsfall ging.

Ein weiterer wichtiger Punkt beim Grundsatz der Klarheit ist die Gegenverrechnung. Wenn man am gleichen Tag EUR 600,-- einnimmt und EUR 500,-- ausgibt, könnte man auf die Idee kommen, daraus die Summe EUR 100,-- zu bilden und diese einzubuchen. Man spart damit eine Buchung, aber nachvollziehbar ist diese nicht mehr und sie passt auch nicht zu den Belegen. Es ist also im nachhinein nicht erkennbar, wie es zu dem Betrag von EUR 100,-- gekommen sein mag. Und genau das darf nicht sein.

Grundsatz zur raschen Erfassung

Der Grundsatz Nummer neun in der Buchhaltung bezieht sich auf die umgehende Erfassung, womit gemeint ist, dass man möglichst bald die Geschäftsfälle eintragen sollte und nicht bis zum letzten Termin warten sollte. Dieser Grundsatz ist keine gesetzliche Vorgabe, sondern eine aus der Praxis stammenden Empfehlung und zielt darauf hin, dass man sich nach einer Woche noch daran erinnern kann, was man im Büroladen ums Eck eingekauft hat. In zwei Monaten wird man das vielleicht nicht mehr so genau wissen und dann wird die kryptische Produktangabe auf dem Kassabon zur Herausforderung. Der Grundsatz ist also als Hilfestellung aufzunehmen und stellt einen sinnvollen Tipp für den buchhalterischen Alltag dar.

Grundsatz der Einzelbewertung

Der Grundsatz der Einzelbewertung schreibt vor, dass jede einzelne Position von offenen Rechnungen bis zu Grundstücke auch einzeln hinterfragt werden muss. Es ist also nicht zulässig, alle Rechnungen als Gesamtheit anzusehen, um präzise Aussagen pro Kunde und Rechnung treffen zu können. Damit bleibt die Buchhaltung auch nachvollziehbar und man kann alle Vorgänge vom Grundstück bis zu den offenen Rechnungen jederzeit überprüfen und hinterfragen.

Beispiele für die Einzelbewertung

Wenn das Jahresende näher rückt und die Bilanz erstellt wird, gibt es die Situation, dass man von Kunden noch Beträge erwartet, die als Kundenforderungen eingebucht sind. Diese dürfen dem Grundsatz nach nicht gesamtbewertet werden, sondern müssen Kunde für Kunde individuell bewertet werden, da sich darunter Forderungen befinden können, bei denen man weiß, dass der Kunde in Konkurs geht und das Geld vermutlich nicht mehr einlangen wird. Würde man eine generelle Bewertung vornehmen, dann beträfe dies auch Kundenforderungen, die man sehr wohl im nächsten Jahr erhalten wird.

Daher ist eine Methode, bei der man die ähnlichen Posten gesamtbetrachtet schwierig, ungenau und eigentlich auch nicht den Tatsachen entsprechend. Der Grundsatz der Einzelbewertung schreibt daher vor, dass davon Abstand zu nehmen ist. Jede Lieferantenverbindlichkeit ist ebenfalls individuell zu betrachten und gleiches gilt für das Anlagevermögen und alle Vermögenswerte, die einer Bewertung zu unterziehen sind.

Konsequenzen bei Nichtbeachtung

Nun könnte man auf die Idee kommen und diese Grundsätze für die Buchhaltung als Tipps verstehen und die Buchhaltung nach kreativem Interesse führen. Aber genau das kann verhängnisvoll sein, denn die Grundsätze und Vorschriften gibt es nicht zum Vergnügen. Wer sich nicht an die Vorschriften hält, läuft Gefahr, eine teure Strafe zu kassieren und es kann noch schlimmer kommen, wenn Vorsatz nachgewiesen werden kann. Hierbei ist dann eine Gefängnisstrafe auch möglich.

Der Hintergrund dieser rigorosen Bestrafung besteht darin, dass es bei der Buchhaltung um Geld geht - um die Erkenntnis, wie viel Steuern und wie viel Sozialversicherung eine Unternehmerin oder ein Unternehmer zu zahlen hat und die Summe ergibt unter anderem den wesentlichen Teil des Budgets für einen Staat, sei es Österreich, Deutschland oder ein anderes Land.