Rückstellung in der Buchhaltung und ihre Funktion
Vorsorge für spätere Zahlungen
Ein Unternehmen ist ständig bestimmten Gefahren ausgesetzt und muss daher so geführt werden, dass diese Gefahren im Falle des Eintritts nicht das gesamte Unternehmen in den Abgrund stürzen. Neben den Zahlungen, die sofort fällig sind wie jene für Löhne und Gehälter oder die Lieferanten gibt es auch Beträge, die durchaus auch hoch ausfallen können, deren Höhe und Termin man nicht kennt. Für solche Zahlungen, von denen man aber ausgehen muss, werden Rückstellungen gebildet.
Gliederung der Rückstellungen
- Pensionsrückstellungen
- Steuerrückstellungen
- Garantierückstellungen
- Prozessrückstellungen
Was sind Rückstellungen?
Rückstellungen finden sich in der Bilanz auf der rechten Seite - der Passiva. Sie haben den Zweck, spätere Zahlungen bereits im Vorfeld zu berücksichtigen und werden im Zusammenhang mit den Bilanzarbeiten berücksichtigt. Es werden in der Bilanz vor allem die Pensionsrückstellungen und die Steuerrückstellungen ausgewiesen, alle anderen Formen sind unter den sonstigen Rückstellungen zusammengefasst. Damit sind zwei Situationen schon genannt, die mit Rückstellungen abgefedert werden sollen: angekündigte Pensionszahlungen und Steuerleistungen, die man bereits erwarten kann.
Das bedeutet, dass man es hier nicht mit Zahlungen zu tun hat, die sofort fällig sind oder die in ein paar Wochen zum Tragen kommen, sondern solche, bei denen höhere Beträge in einem Jahr fällig werden. Damit man dann nicht überrascht ist, werden Rückstellungen gebildet, was bedeutet, dass man das Geld jetzt eigentlich nicht ausgibt, aber es wird so in der Bilanz eingearbeitet, als hätte man Schulden. Manche sehen das Fremdkapital und die Rückstellungen sogar als eine Einheit an.
Formen der Rückstellungen
Die Rückstellungen untergliedern sich in die Verbindlichkeitsrückstellungen und in die Aufwandsrückstellungen. Im ersteren Fall schuldet man später einer Person Geld, zum Beispiel einem ehemaligen Mitarbeiter in Form einer Pensionsleistung. Im zweiten Fall entstehen Kosten innerhalb des Betriebes wie jene für die Sanierung der Fassade.
Die Rückstellung ist auch so ein Bilanzfall, der für einen Einnahmen-Ausgaben-Rechner nicht relevant ist. Wenn es etwas zu zahlen gibt, muss dieser die Rechnung eben begleichen. In der doppelten Buchführung kann man fix bevorstehende Zahlungen hingegen schon steuerwirksam als Rückstellung vorsehen, damit man später nicht überrascht wird. Oftmals sind es aber trotzdem Schätzungen, wie hoch die Kosten sein werden.
Was ist die Pensionsrückstellung?
Rückstellungen werden in der Buchhaltung gebildet, um erwartbare Zahlungen im Vorfeld bereits zu berücksichtigen. Die Pensionsrückstellung ist eine besonders wichtige Form der Rückstellung, weil die Kosten bei einer Pensionierung hoch sein können und entsprechende Vorbereitungen bei der Finanzierung sinnvoll und auch notwendig sind.
Es handelt sich dabei um die betriebliche Säule des Pensionssystems als Firmenpension und hat mit den allgemeinen Regelungen im Rahmen der gesetzlichen Sozialversicherung und den Beiträgen nichts zu tun. Die Höhe der Pension oder auch anderer Versorgungsleistungen richtet sich dabei nach einigen Parametern wie Zinsen und Lebenserwartung und werden im Rahmen einer versicherungsmathematischen Berechnung in ihrer Höhe festgesetzt.
Was ist die Steuerrückstellung?
Wenn man im aktuellen Jahr feststellt, dass sich der Umsatz deutlich erhöht hat und damit das Verhältnis zwischen der vierteljährlichen Vorschreibung und der erwarteten Gesamtsumme deutlich unterscheidet, wird eine Steuerrückstellung gebildet, um die zu erwartende Nachzahlung einplanen zu können. Das ist natürlich nur dann möglich, wenn man auch eine doppelte Buchhaltung führt (oder führen muss) und es dementsprechend auch eine Bilanz gibt. Bei einem Einnahmen-Ausgaben-Rechner gibt es diese Variante nicht.
Die Steuerrückstellung weist in dem Jahr, in dem der hohe Umsatz entstanden und damit ein hoher Gewinn zu erwarten ist, die Zahlung aus und damit wird die Vorsorge für die tatsächliche Zahlung durchgeführt. Im nächsten Jahr erfolgt dann die korrigierte Vorschreibung und die Zahlung wird entsprechend gegenverrechnet, sodass die Rückstellung wieder aufgelöst werden kann.
Die Steuerrückstellung ist damit ein Instrument, um hohe Zahlungen bereits zu berücksichtigen, obwohl sie erst später erfolgen.
Was ist die Garantierückstellung?
Die Garantierückstellung betrifft vor allem Hersteller und Handelsunternehmen und zielt darauf ab, dass es Mängel bei den Produkten geben könnte, die Mehrkosten verursachen. Entweder muss nachgearbeitet werden, damit das Produkt so funktioniert wie dies der Kunde erwartet und wie es ihm auch versprochen worden war oder es muss ein Ersatzprodukt zur Verfügung gestellt werden. In beiden Fällen entstehen Mehrkosten. Gerade im Handel kann man mit vielen Kunden zu tun haben, die natürlich auch viel einkaufen können und Produktmängel können leicht passieren - etwa auch durch Transportschäden. Die Garantierückstellung macht also Sinn, um entsprechende Zahlungen frühzeitig zu berücksichtigen.
Finanzielle Vorsorge für etwaige Garantiefälle
Diese Mehrkosten kann man in Form der Garantierückstellung frühzeitig berücksichtigen und damit bilanzwirksam bilden. Dabei gibt es zwei Ansätze. Der erste geht von präzisen Werten aus, der andere ist die Pauschale. Bei präzisen Werten kann man Einzelrückstellungen bilden, die bis zum Bilanzstichtag alle Vorfälle und Einforderungen umfassen, die bekannt geworden sind und wo es Garantieforderungen gibt.
Die Alternative ist die pauschale Garantierückstellung, bei der man aus der Vergangenheit in die Zukunft rechnet. Das bedeutet, dass es einen Erfahrungswert gibt, wie viele Garantieforderungen es seitens der Kundinnen und Kunden geben kann und welche Beträge daraus entstanden sind. Diese Erfahrung wird für eine regelmäßige Garantierückstellung herangezogen, sodass man von einer Schätzung ausgehen kann, denn jedes Jahr läuft anders und es hängt natürlich auch von den Umsätzen ab, ob mehr oder weniger Garantieforderungen entstehen und welche Beträge und Mehraufwände dies in Zahlen nach sich ziehen.
Was ist eine Prozessrückstellung?
Wenn ein Unternehmen in einem Prozess involviert ist und eine hohe Zahlung als Konsequenz zu befürchten oder gar zu erwarten ist, kann eine Prozessrückstellung gebildet werden. Das betrifft vor allem jene Verfahren, die sich länger ziehen können, denn je nach Art und Umfang des gerichtlichen Verfahrens kann es sich auch um eine Angelegenheit handeln, die über mehrere Jahre andauert. Der wesentliche Sinn der Rückstellung besteht darin, dass man vorbereitet darauf ist, dass es zu den Kosten kommen kann und das Unternehmen deshalb nicht in finanzielle Gefahr gerät.
Rückstellung für erwartbare Gerichtskosten
Als Beispiel kann man einen Prozess andenken, bei dem eine Zahlung von EUR 100.000,-- zu befürchten ist, die im nächsten Jahr fällig werden könnte. Je nach gesetzlichen Bestimmungen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, eine Rückstellung zu bilden. Üblicherweise gilt, dass für Rückstellungen, die Zahlungen innerhalb eines Jahres betreffen, eine Bewertung von 100 % anzusetzen ist. Wenn man also davon ausgeht, dass im nächsten Jahr der Prozess beendet wird und es zu dieser Zahlung kommt, kann eine Rückstellung im aktuellen Jahr von EUR 100.000,-- angesetzt werden.
Würde aber davon auszugehen sein, dass der Prozess länger als 12 Monate dauern wird, gilt die Regelung, dass eine Bewertung von 80 % anzusetzen ist. Das bedeutet im konkreten Fall, dass statt EUR 100.000,-- eine Prozessrückstellung von EUR 80.000,-- aktiviert wird. Diese Bewertung ist jedes Jahr im Rahmen der Bilanzarbeiten neu durchzuführen, um den aktuellen Stand der Dinge im Gerichtsverfahren zu ermitteln - soweit dies feststellbar ist.
Artikel-Thema: Rückstellung in der Buchhaltung und ihre Funktion