So digitalisieren Sie Ihr Büro
Neue Funktionen nutzen können
Wir sind in einem Zeitalter, in dem sich fast alles um die Medien dreht. Aus diesem Grund werden Dokumente und Aktien schon seit geraumer Zeit digitalisiert. Diese Digitalisierung sollten Sie auch zu Hause durchführen, denn Papier ist ein Produkt, das sich leicht ansammeln lässt. Sie bekommen regelmäßig Papiere wie Rechnungen, Kontoauszüge und Bescheide vom Amt per Post zugeschickt und dieses Sammeln sich zu Hause auf dem ohnehin schon überfüllten Schreibtisch oder später in Ordnern, an.
Das hat zur Folge, dass sensible oder wichtige Informationen untergehen können und so in Vergessenheit geraten oder sogar aus Versehen in den Müll geschmissen werden. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen in diesem Artikel erzählen, wie die Technologie Ihnen dabei helfen kann, diesen Papierstapel zu umgehen.
Bildquelle: Pixabay.com / Gerd Altmann
Das benötigen Sie für die Digitalisierung
Geräte zur Digitalisierung sind mittlerweile recht erschwinglich geworden, denn die Menschen nutzen die Medien immer mehr. Kontoauszüge werde vermehrt per E-Mail geschickt, Bücher können Sie sich als E-Book herunterladen, traditionelle Casinos sind zum Casino online geworden und Briefe werden kaum noch mit der Hand geschrieben. Als erstes müssen Sie sich alle Geräte, um mit der Digitalisierung zu beginnen, zusammensuchen. Schmeißen Sie niemals Papiere einfach so in den Papiermüll, denn dort sind gerade vertrauliche Informationen nicht sicher. Es ist in der Vergangenheit bereits öfter vorgekommen, dass Kriminelle Informationen von zum Beispiel Bankkonten stehlen und so an Geld kommen. Daher ist es wichtig, dass Sie sich einen Schredder leihen oder kaufen, um alle Dokumente zu vernichten.
Ein weiteres Muss ist ein funktionierender Scanner. Diesen benötigen Sie, um die wichtigsten Dokumente zu digitalisieren und diese so auf Ihrem Computer zu bekommen. Es gibt mittlerweile günstige Scanner auf dem Markt zu kaufen, sodass Sie gar nicht viel Geld dafür ausgeben müssen. Alternativ gibt es mittlerweile auch Apps zum Scannen von Dokumenten. Je nachdem welche Qualität Sie bevorzugen, können Sie sich für eine Option entscheiden.
Schmeißen Sie nicht gleich all Ihre Ordner weg! Heben Sie, obwohl Sie Ihre Dokumente digitalisieren möchten, einen oder zwei auf. Es gibt immer Dokumente, bei denen Sie das Original aufheben müssen.
Sortieren Sie aus
Nachdem Sie sich die Materialien besorgt haben, sollten Sie alle Papiere, die Sie im Büro verteilt liegen haben auf einen Stapel legen. Diesen Stapel müssen Sie sortieren, bevor Sie anfangen können die Dokumente auf den Computer zu laden. Machen Sie sich beim Sortieren insgesamt drei Kategorien:
Wichtige Dokumente: Zu diesen Papieren gehören Rechnungen und Briefe, die eine Aktion erfordern.
Dokumente die Sie behalten möchten: Zu dieser Kategorie zählen Papiere wie Erinnerungsstücke, Zeichnungen von Kindern, Postkarten oder Fotos, die Sie nicht wegwerfen möchten.
Dokumente die Sie nicht benötigen: Diese Kategorie wird Ihnen dabei helfen, an Dingen nicht festzuhalten, die für Sie nicht wichtig sind. Sie sollten sich immer vor Augen halten, dass jedes Papier, das Sie am Ende in den Schredder stecken Motivation genug ist, da diese nicht mühsam eingescannt werden und auf dem Computer sortiert werden müssen.
Dokumente digitalisieren und Vorlagen entsorgen
Sobald Sie alle Ihre Papiere sortiert haben ist es an der Zeit den ganzen Papiermüll zu Schreddern und so alle überflüssigen Dokumente loszuwerden. Sobald alles im Müll ist können Sie auch schon mit dem Scannen anfangen. Schauen Sie im Internet auch nach, ob es eine App gibt, die Sie sich herunterladen möchten, die Ihnen bei diesem Schritt hilft.
Sobald alles eingescannt und sicher auf dem Computer gespeichert ist, sollten Sie selbstverständlich auch diese Papiere Schreddern und somit entsorgen. Papiere die Sie behalten möchten, weil diese Erinnerungen wecken oder wichtig sind, behalten Sie natürlich und heften diese in einem Ordner ab. Damit nicht aus Versehen ein wichtiges Dokument im Müll landet, sollten Sie erst alles nach dem Scannen Schreddern. Für Karten und Fotos eignet sich auch ein Schuhkarton für die Aufbewahrung gut.
Wenn Sie unsere Tipps beherzigen, sich alle nötigen Materialien besorgen, gut durchorganisiert sind und genau wissen, was Sie behalten sollten ist bereits der erste Schritt der Digitalisierung getan.
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