Digitale Software-Tools für Unternehmen
Tipps für die Einführung
Immer mehr Unternehmen greifen auf digitale Software-Tools zurück, um ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. So können sowohl personelle als auch zeitliche Ressourcen eingespart werden. Hinzu kommt, dass Unternehmen sich an die stetigen Veränderungen der modernen Arbeitswelt anpassen müssen, um wettbewerbsfähig bleiben zu können. Das funktioniert oftmals nur mithilfe eines digitalen Geschäftsmodells. Wer demnach frühzeitig in Digitalisierungsprozesse investiert, der investiert gleichzeitig in seine Zukunft. Vielen Unternehmern ist allerdings gar nicht bewusst, wie konkret digitale Software-Tools in ihren Unternehmen implementiert werden können und worauf sie dabei achten sollten.
Welche digitalen Tools gibt es?
Inzwischen gibt es zahlreiche digitale Anwendungen, die den Arbeitsalltag auf unterschiedliche Art und Weise enorm vereinfachen. Seit der Pandemie ist beispielsweise der Bedarf für digitale Kommunikationstools massiv gestiegen, da zu dieser Zeit notgedrungen immer mehr Arbeitnehmer im Homeoffice arbeiten mussten. Ebenso beliebt sind Projektmanagement-Tools, wie zum Beispiel „Trello“, durch die mehrere Personen gleichzeitig an verschiedenen Aufgaben arbeiten können. Und das von überall auf der Welt. Ein weiteres Beispiel für ein digitales Software-Tool ist eine cloudbasierte Praxissoftware, die häufig in Arztpraxen zum Einsatz kommt. Mithilfe einer solchen Software können beispielsweise Dokumente wie Anamnesebögen, Einverständniserklärungen oder Behandlungsverträge digital erstellt und gespeichert werden, wodurch eine verbesserte Kommunikation stattfindet und Fehler vermieden werden können.
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Tipps zur Einführung digitaler Anwendungen
Welche Tools letztendlich die Richtigen für ein Unternehmen sind, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Hierfür ist es wichtig, vorab den Ist-Zustand umfassend zu analysieren. Das bedeutet: Bereits bestehende Prozesse müssen zunächst identifiziert und anschließend genau unter die Lupe genommen werden. Anschließend sollte man herausfinden, welche Personalkosten für die Ausführung der jeweiligen Prozesse aufgebracht werden müssen, damit diese Kosten später mit den Kosten für die digitalen Anwendungen verglichen werden können.
Für den nächsten Schritt, nämlich der Identifizierung von den zu digitalisierenden Prozessen, sollten stets die Mitarbeitenden mit einbezogen werden, da diese in der Regel hilfreiche Informationen zur Verfügung stellen können. Hierbei geht es darum, sich zu überlegen, welche konkreten Prozesse optimiert werden sollen. Doch Achtung: Es ist dringend davon abzuraten, zu viele Veränderungen auf einmal durchzusetzen. Dies führt nicht selten zu einer massiven Überforderung seitens der Mitarbeitenden.
Wenn man sich auf bestimmte Prozesse, die digitalisiert werden sollen, festgelegt hat, geht es im nächsten Schritt darum, eine oder mehrere digitale Software-Tools auszuwählen. Innovative Lösungen sollten zum einen einfach zu bedienen und zu verstehen sein und sich zum anderen im Entwicklungsprozess an den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens anpassen können. Einige Beispiele für digitale Anwendungen, die in der Praxis immer häufiger zum Einsatz kommen sind: digitale Signatur-Softwares für Arbeitsdokumente, automatisierte Systeme zur Kundendatenerfassung oder digitale Arbeitszeiterfassungssysteme.
Damit die Umsetzung erfolgversprechend ist, ist es entscheidend, die Mitarbeitenden rechtzeitig über die anstehende Umstellung in Kenntnis zu setzen und sie umfassend zu schulen. Es ist essenziell, dass die Mitarbeitenden den Mehrwert der Tools erkennen und wirklich verstehen, wie die Anwendungen genutzt werden. Um diesen Prozess zu optimieren, sollte man außerdem regelmäßige Evaluationen durchführen und gegebenenfalls Verbesserungen vornehmen. Je nach Unternehmensgröße kann es hilfreich sein, für diese Arbeitsphase Ansprechpartner festzulegen.
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