E-Mail schreiben und seine Vorteile
Regeln des Schriftverkehrs gelten weiterhin
Mit dem Einzug des Internet in das Wohnzimmer und in die Büroräumlichkeiten kam auch das E-Mail zu der großen Ehre, den Schriftverkehr durchzuführen, womit die Bedeutung des Briefes deutlich reduziert wurde. Zwar werden weiterhin viele Briefe geschrieben, doch auch diese werden über den Computer und Drucker zu Papier gebracht. Viel häufiger wird aber bereits ein E-Mail geschrieben.
Worauf ist beim E-Mail zu achten?
Das E-Mail ist übersetzt eigentlich ein elektronischer Brief und wird von A nach B verschickt wie auch der Brief selbst, aber das E-Mail hat eine ganze Reihe an großartiger Vorteile. Technisch gesehen braucht es zwei Leute mit zwei E-Mail-Adressen und diese werden auf zwei Mailservern verwaltet. Wenn A nun ein E-Mail schreibt, wird dieses an den eigenen Mailserver beim Abschicken weitergeleitet und dieser schaut nach, welche Empfängeradresse eingetragen wurde und ruft den dafür verantwortlichen Mailserver auf, um die Mail zu verschicken. Klappt dies, dann ist der Auftrag erledigt, es kann aber auch sein, dass der Mailserver von B mit "Adresse kenne ich nicht" antwortet und dann erhält Person A eine entsprechende Fehlermeldung.
Abseits von der Technik beim Verschicken selbst ist das E-Mail ein Brief wie jeder klassische Brief auch, auch wenn einige Details nicht so normiert sind. Die Adresse und wie man sie schreibt ist beim Brief ein Thema, bei der E-Mail läuft das über ein Formularfeld und das gilt für den Betreff auch.
Da mittlerweile sehr viele Menschen im Internet unterwegs sind und mit der Internetverbindung auch eine E-Mail-Adresse erhalten haben, sind auch entsprechend viele Leute erreichbar. Dadurch hat sich der Brief vielerorts schon erledigt und auch die Zwischenlösung des Fax als schnellere Variante des Briefes ist so gut wie vom Tisch. Stattdessen wird fleißig gemailt.
Das ergibt mehrere wesentliche Vorteile im Schriftverkehr:
- man kann E-Mails verschicken, wann man will und ist auf kein Postamt und dessen Öffnungszeiten angewiesen
- man braucht keine Briefmarken
- der Empfänger kann die Nachrichten lesen, wann immer es passt
- man muss auf keine Vordrucke Rücksicht nehmen wie beim Geschäftsbrief
- das E-Mail wird sofort verschickt und ist daher auch viel schneller, vor allem auch international gesehen
E-Mail und Schriftverkehr-Regeln
Nun weiß man vom Schreiben der Briefe, dass es Normen gibt, die festlegen, was wie geschrieben werden sollte. In Österreich ist dies die ÖNORM A 1080 und in Deutschland die DIN 5008. Diese Regeln gelten natürlich auch für die E-Mails. Wer beim Empfänger etwas erreichen möchte, wird dies nicht schaffen, wenn es keine Anrede, keine Grußformel und auch sonst nicht die üblichen Höflichkeiten gibt, weil der Empfänger zu recht auf dem Standpunkt steht, dass dieses E-Mail keine Einladung ist, tätig zu werden. Die Spielregeln des Schriftverkehrs sind also auch beim E-Mail einzuhalten.
So geht es nicht:
Nicht selten bekommt man etwa eine E-Mail mit "schick mir die Liste". Kein Hallo, keine Grußformel und man weiß ja auch nicht, was überhaupt gemeint ist. Dass dann niemand reagiert ist fast logisch.
E-Mail mit Regeln
Daher gibt natürlich einige Regeln, die beim E-Mail uninteressant sind. Denn durch das E-Mail-Programm gibt es Felder, die diese Aufgaben übernehmen:
- Absenderadresse ist automatisch vorgegeben oder kann ausgewählt werden
- Empfängeradresse ist nur die E-Mail-Adresse und wird im entsprechenden Feld eingetragen
- Betreff ist in einem Feld einzutragen
- Anhänge werden auch eigens festgelegt
Somit reduzieren sich die Spielregeln um das Verfassen des E-Mail, aber eine korrekte Anrede, ein grammatikalisch richtiger Text, brauchbarer Inhalt und Schlussformeln gelten beim E-Mail genauso wie bei jedem Brief und sind nicht die Erfüllung von Regeln, sondern sollten selbstverständlich sein, um auch Aufmerksamkeit zu erreichen. Andernfalls verärgert man nur und dann hat man gar nichts erreicht.
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