Manager und seine Aufgaben und Rollen

Leadership, Aufgaben und Voraussetzungen

Der Manager ist ein Begriff, der auf verschiedene Weise immer wieder in den Medien zu finden ist. Oft wird er negativ dargestellt und es wird nur von den Gehältern gesprochen, von den komplexen Aufgaben und den verschiedenen Arbeitssituationen ist hingegen selten die Rede. Dass ein Manager ganz andere Aufgaben haben kann als ein anderer Manager - selbst im gleichen Unternehmen, ist ebenfalls kein Thema. Und auch Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer sind in Wirklichkeit Manager - sei es beim Einkauf, bei der Zeitplanung oder bei der Zuteilung der vorhandenen Ressourcen auf die unterschiedlichen Aufgaben. Allerdings haben sie Bereiche wie Filialnetz oder Personal nicht zu berücksichtigen und haben damit ein reduziertes Entscheidungsfeld.

Aufgaben des Managers

Im Zusammenhang mit dem Manager gibt es viele Begriffe. Leadership ist ein solcher, Führung ein anderer, das Management als Gesamtheit ist sowieso stets Thema. Aber Management kann bedeuten, dass man in einem Unternehmen die Budgets entsprechend auf die Aufgaben und Abteilung aufteilt, Management kann aber auch bedeuten, dass man die vorhandenen Rohstoffe auf die Fertigungsanlagen verteilt oder dass man das Unternehmen nach außen vertritt. All diese Aufgaben werden durch Manager erledigt, sind aber völlig unterschiedlich - im Aufwand wie auch in der Bedeutung. Fakt ist aber, dass das Unternehmen Probleme bekommt, wenn nur eines dieser großen oder auch kleinen Rädchen nicht funktioniert.

Häufig steht das Management mit dem Personal im Zusammenhang. Die Kombination - der fast logische Begriff vom Personalmanagement - stellt einen wesentlichen Baustein in Unternehmen dar, bei dem Personal benötigt wird, um die Aufgaben durchführen zu können. Das bedeutet aber nicht, dass nur die Aufgaben verteilt werden und das war es dann, sondern man muss auch vorleben, auf gleiche Weise zu agieren, weil sonst die Glaubwürdigkeit in Frage gestellt wird.

Sehr unterschiedliche Aufgaben für Manager

Und so gibt es verschiedenste Formen von Management, verschiedene Manager mit unterschiedlichen Aufgaben und auch verschiedene Anforderungsprofile, um die Aufgaben überhaupt lösen und umsetzen zu können. Folgende Managerrollen sind häufig anzutreffen:

Beobachter
Informant
Mittelverteiler
Netzwerker
Problemlöser
Repräsentant
Sprecher
Unterhändler
Unternehmer
Vorgesetzter

Manager als Beobachter

Ein Manager, der sich die Rolle als Beobachter aussucht oder der diese zum Teil ausfüllt, hat vor allem den Job, Daten zu sammeln, die sowohl interne als auch externe Ereignisse beinhalten können. Das reicht vom Wissen, dass eine Abteilung im Unternehmen zu wenig Personal oder ein zu großes Budget hat bis zu Informationen, dass der Hauptkonkurrent wesentlich günstiger kalkulieren kann, weil er einen ungleich günstigeren Zulieferer gefunden hat.

Die Aufgabe des Beobachters ist dabei nicht, zu agieren oder zu reagieren, sondern die Möglichkeit anzubieten, überhaupt eine Aktion setzen zu können. Der Manager kann beides sein: der Beobachter als Datensammler und dann schaltet er um und ist der Geschäftsführer, der mit den Daten arbeitet und entsprechende Handlungen setzt, soweit dies in der aktuellen Situation überhaupt möglich ist.

Manager als Informant

Die Hauptaufgabe des Informanten ist es, die zuständigen Leute mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu verknüpfen. Er ist dabei kein Sprachrohr und wirft mit Daten um sich, sondern er nimmt das bekannte Informationsmaterial und setzt sich mit der Frage auseinander, was davon brauchbar ist und was nicht und wer damit arbeiten könnte bzw. wer die Daten wissen sollte und wer nicht. Damit stellt der Informant eine Filterfunktion dar, wie man es von Computerprogrammen her kennt. Mit viel Erfahrung kann er abschätzen, wer was wann braucht und stellt die Daten, soweit vorhanden, zur Verfügung.

Der Informant ist dabei eine Faktenschnittstelle, die intern und extern wirkt. Intern wird informiert, aber die Daten können externe Ursprünge haben. Ein Beispiel ist das Weitergeben von Erkenntnissen bei einem Kongress an die Mitarbeiter, die diese für die hinkünftige Arbeit oder auch für die Planung der Aufgaben brauchen kann. Ein anderes Beispiel ist der Kontakt zur Einkaufsabteilung, um über einen neuen Lieferanten zu berichten, den er besucht hatte.

Manager in der Rolle als Mittelverteiler

Der Manager als Mittelverteiler bedeutet, dass man eine große Verantwortung bei dieser Aufgabe hat, denn wenn es zu wenig Geld gibt, kann man seine Ziele nicht erreichen. Andererseits ist das Unternehmen kein Wunschkonzert und wenn jeder Wunsch jeder Abteilung nach mehr Budget erfüllt werden würde, würde sich das finanziell kaum machen lassen. Deshalb ist die Verteilung der zur Verfügung stehenden Rohstoffe, Mitarbeiter und anderer Komponenten sehr wichtig.

Dazu muss man sich im Management erst einmal überlegen, was überhaupt wichtig ist. Wenn drei verschiedene Fertigungsschienen vorhanden sind und alle drei Schienen bringen den gleichen wirtschaftlichen Erfolg, wird die Entscheidung schwierig. Gibt es aber eine Fertigungsschiene, dessen Produkte sich besser verkaufen, dann wird klarer, welche Ressourcen als erstes bestückt werden. Diese Überlegung zieht sich durch das gesamte Unternehmen.

Manager in der Rolle als Netzwerker

Eine Managerin oder ein Manager mit der Rolle als Netzwerker kümmert sich um die Kontakte innerhalb und außerhalb eines Unternehmens. Abhängig von der Gesamtsituation muss erst ein Netzwerk aufgebaut werden, es kann aber auch schon eines geben, das man verbessern möchte oder muss, das vielleicht aber auch nur verwaltet wird, um in einer späteren Phase Erweiterungen anzudenken. Der Netzwerkgedanke hat damit das Management auch erreicht.

Geht man einen Schritt zurück und überlegt sich die Einzelunternehmer, dann hat es lange Jahre solche Leute gegeben, die alles selbst gemacht haben. Von der Buchhaltung über die eigentliche Arbeit bis zum Einkauf oder der Lagerverwaltung wurde nichts aus der Hand gegeben. Heute gibt es zwar die Technik wie Computer und Internet zur Erleichterung, aber weniger ist die Arbeit dadurch auch nicht geworden. Somit haben die modernen Einzelunternehmer selbst die Managerrolle des Netzwerkes übernommen - oft unbewusst - indem sie die Buchhaltung zum Steuerberater auslagern, mit Kunden einen engen Kontakt knüpfen, auf Messeveranstaltungen aktiv sind oder Vorträge hören bzw. halten.

Manager in der Rolle als Problemlöser

Es haben sich sogar Manager als Experten in Sachen Problemlösung hervorgetan, die zum Beispiel ganze Unternehmen sanieren können, wo andere fest davon überzeugt sind, dass dies nicht mehr möglich ist. Doch nicht immer muss gleich ein Konzern saniert und gerettet werden, häufig sind es kleine Dinge, die es zu klären gilt. Dabei gibt es zwei Formen von Problemlöser. Die einen erkennen sofort, was Sache ist und reagieren mit entsprechenden Entscheidungen, die anderen werden gerufen, wenn das Problem schon entstanden ist und überlegen sich dann, wie man das Problem aus der Welt schaffen kann.

Für das erste Szenario kann man sich ein großes Unternehmen vorstellen, das plant, einen zusätzlichen Standort aufzubauen. Das wäre an sich nicht das Problem, doch der Manager erkennt, dass die globale Wirtschaft in eine Krise schlittert und stoppt das Projekt rechtzeitig, weil er sich ausrechnen kann, dass es schwierig wird, das bisherige Personal zu halten, wenn die Krise durchschlägt. Ein neuer Standort ist kaum zu finanzieren, wenn die Preise und Aufträge nach unten gehen.

Beim zweiten Szenario wird ein Manager als Problemlöser dann gerufen, wenn es das Problem schon gibt. Das kann zum Beispiel auftreten, wenn ein Lieferant völlig überraschend ausfällt. Dann braucht es schnelle Lösungen, um die Fertigung nicht zu gefährden. Die für den Einkauf zuständigen Leute arbeiten dabei eng mit dem Management zusammen und der zuständige Manager muss sich rasch einfach lassen, wie man das Problem umgehen kann, um wieder rechtzeitig das Material für die Fertigung vorrätig zu haben.

Manager als Repräsentant

Eine bekannte Aufgabe für Manager ist jene des Repräsentanten, auch als Galionsfigur bezeichnet oder englisch Figurehead. Es handelt sich dabei um einen Manager, bei dem es weniger darum geht, was für eine Arbeit er verrichtet oder wie gut die Arbeit erledigt wird, sondern um die Vertretung nach innen und nach außen. Damit wird der Manager nicht zur Aktionsfigur, wie dies in den Medien so oft dargestellt wird - negativ wie positiv - sondern zu einer Symbolfigur, die für bestimmte Werte, Erfolge oder Leistungen steht.

Manager als Sprecher für externe Kontakte

Der Manager in der Funktion als Sprecher unterscheidet sich vom Informanten insofern, als er nicht innerhalb des Unternehmens Informationen weitergibt, sondern nach außen auftritt. Eine Managerin oder ein Manager in der Funktion als Sprecher - englisch Spokesperson - informiert unterschiedliche Gruppen und auch die Medien über bestimmte Inhalte und vertritt dabei das Unternehmen nach außen. Das kann eine direkte Information sein wie eine Pressemeldung oder eine Pressekonferenz, aber auch andere Aktionen sind denkbar und in der Praxis häufig in Anwendung.

Dazu zählen zum Beispiel öffentliche Auftritte bei Foren, wo vor Publikum über bestimmte Inhalte diskutiert wird oder auch Vorträge oder Messeveranstaltungen, bei denen man entweder sein Wissen preisgibt und eine Rede hält oder ebenfalls sich an Diskussionen beteiligt.

Unterhändler tritt bei Verhandlungen auf

Ein Beispiel für den Manager als Unterhändler ist ein Abteilungsleiter, der beim Treffen aller Abteilungsleiter die Forderungen an das Budget bespricht und somit seine Abteilung vertritt, wobei es sich hier um eine interne Rolle innerhalb des Unternehmens handelt. Die Rolle als Unterhändler ist damit eine sensible, weil negativ verlaufende Verhandlungen nachhaltige Folgen für die gesamte Organisation haben können. Nicht nur beim Geld, auch beim Personal oder bei der Neuaufteilung von Aufgaben muss er seine Abteilung vertreten und für ein gutes Ergebnis sorgen.

Extern gibt es diese Situation genauso, wenn der Manager nicht eine Abteilung vertritt, sondern ein ganzes Unternehmen. Es kann sich dabei um eine Verhandlung handeln, bei der zwei Unternehmen zusammengeführt werden sollen oder gemeinsam ein drittes Unternehmen oder ein Projekt aufgebaut werden soll. Es kann aber auch eine Verhandlung anderer Form möglich sein, bei der das Interesse des Unternehmens durch diese Person vertreten wird.

Unternehmer und Manager in einem

Manager als Unternehmer ist dies die Managerrolle, die man erwarten würde und die so auch im Medienbild des Management immer bemüht wird. Der Unternehmer, der auch Innovator oder Neuerer bezeichnet wird und im englischen Sprachkreis als Entrepreneur genannt wird, ist jene Person, die Entscheidungen trifft und zwar vor allem im Zusammenhang mit Veränderungen. Das können neue Produkte sein, die man auf den Markt bringen will oder auch die Veränderung der bestehenden Organisation, um noch konkurrenzfähiger zu sein.

Der Manager als Unternehmer braucht dabei vor allem zweierlei: Instinkt und das Wissen um die bisherigen Möglichkeiten. Der Instinkt ist notwendig, um überhaupt Entscheidungen treffen zu können. Das Bauchgefühl alleine hilft zwar nicht immer, aber beim Erkennen von Chancen ist der Instinkt ein wichtiges Hilfsmittel. Dazu gibt es natürlich die Informationen aus dem Unternehmen, die man entweder als Grundlage nehmen kann oder die man heranzieht, um Chance mit Umsetzungsmöglichkeit gegenzurechnen, damit man erkennen kann, ob die Idee auch realisierbar ist.

Manager als Führungskraft und Vorgesetzter

Diese Managerrolle als Vorgesetzter ist häufiger in den Medien anzutreffen als die Repräsentationsaufgabe, allerdings meist mit dem Begriff Führungskräfte. Manager agieren und stellen ein Team zusammen, um möglichst erfolgreich zu sein. Mit dem Erfolg steigen auch die Aussichten auf größere Aufgaben. Dabei gibt es aber auch Unternehmen, in denen Abteilungsleiter diese Aufgabe souverän erfüllen, die sich aber nicht als Manager fühlen. Die Aufgabe ist aber die gleiche - Einstellen neuer Leute, Auswahl der richtigen Personen für die notwendigen Aufgaben und auch Besprechen der Aufgaben und Ziele bzw. Analyse über den bisherigen Erfolg.

Damit ist diese Rolle im Rahmen des Management eine zentrale, bei der die tägliche Arbeit mit dem Team im Mittelpunkt steht. Probleme wie Krankenstand, Überforderung, aber auch Austausch von Informationen stehen im Fokus. Ideen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen aufgenommen und in die Überlegungen integriert werden, was der bessere Weg ist. Das negative Image, dass Managerinnen und Manager nur ihren Weg gehen und dabei viele Möglichkeiten außer acht lassen, stimmt in den meisten Fällen mit der Praxis nicht überein.