Musterbriefe für die Absage wegen Kapazität
Nicht genug Ressourcen vorhanden
Das Ziel sind viele Kunden und deren Aufträge - deshalb gründet man ein Unternehmen. Aber nicht immer ist es auch möglich, den Aufträgen zu entsprechen und man stößt an seine Grenzen. Ein Einzelunternehmer hat nur zwei Hände und auch ein Großunternehmen kann nicht zaubern. Und deshalb kann es passieren, dass man einen Auftrag absagen muss.
Absage wegen Kapazität: aktuell nicht möglich
Die Einzelunternehmerin ist natürlich ein sehr anschauliches Beispiel aus der Praxis. Stellen wir uns eine Buchhalterin vor, die als Einzelunternehmerin verschiedene Buchhaltungen führt - Jahresabschlüsse und Bilanzen inklusive. Aktuell hat sie drei Jahresabschlüsse durchzuführen und weil sie seit Jahren sehr zuverlässig arbeitet, sind das große Unternehmen, die sich auf sie verlassen und entsprechend umfangreich sind die Arbeiten.
Nun kommt eine Anfrage eines weiteren beträchtlichen Unternehmens und möchte umgehend einen Jahresabschluss abgearbeitet haben. Das ist zeitmäßig aber nicht möglich und daher muss die Dame leider auf den Auftrag verzichten, obwohl sie ihn gerne annehmen würde - aber eben nicht jetzt.
Nachstehend finden Sie einen Musterbrief, wie die Absage der angefragten Leistung formuliert sein könnte.
Musterbrief für die Absage wegen Kapazität
Ihre Anfrage für den Jahresabschluss
Sehr geehrte/r (Name),
vielen Dank für Ihre Anfrage wegen dem Jahresabschluss für Ihre Buchhaltung.
Leider muss ich binnen kurzer Zeit drei weitere Jahresabschlüsse fertigstellen und ich schaffe es nicht, einen vierten derartigen Auftrag mit der Konzentration und Professionalität umzusetzen, die Sie verdient hätten und auch folgerichtig erwarten. Es ist unseriös, den Auftrag unter diesen Bedingungen anzunehmen.
Ich kann Ihnen zwei Optionen anbieten: die eine Option ist, dass ich Ihnen einen zuverlässigen Kollegen empfehle, der die Aufgabe übernehmen kann und sich um Ihre Angelegenheit kümmert. Die zweite Option ist, dass ich Sie kontaktiere, wenn ich die Ressourcen wieder zur Verfügung habe, um den Jahresabschluss selbst zu erledigen.
Bitte teilen Sie mir mit, wie Sie weiter vorgehen wollen.
Mit freundlichen Grüßen
Absage wegen Kapazität: wir strukturieren gerade um
Das Problem mit der Kapazität kann vielfältig sein. Wir denken dabei in erster Linie an die Zeit und den Mangel an Personal, es kann aber auch anders laufen, weil im Unternehmen gerade Veränderungen anstehen und diese Veränderungen erfordern viele Ressourcen.
Stellen wir uns also ein Unternehmen mit 50 Leuten vor, in dem gerade ein Nebengebäude eingerichtet wird und die halbe Belegschaft damit beschäftigt ist, die Arbeitsplätze einzurichten. Das Unternehmen bietet normalerweise Beratungslösungen für Finanzen an - für Privatpersonen ebenso wie für Unternehmen und ein großes Unternehmen fragt wegen einem ersten Termins an und informiert über die Bereiche, in denen Information benötigt wird. Das ist aktuell aber nicht möglich und sofort erkennbar, also muss eine Absage erfolgen - zumindest vorerst.
Musterbrief für Absage aufgrund nicht vorhandener Kapazität
Ihre Anfrage bezüglich Finanzierungsberatung
Sehr geehrte/r (Name),
vielen Dank für Ihren Anfrage hinsichtlich der Beratung in vielerlei finanzieller Angelegenheiten.
Unser Unternehmen ist in den letzten Jahren sehr gewachsen und das Bürogebäude wurde zu klein, deshalb haben wir eine Erweiterung bewirkt und siedeln gerade einen Teil der Beratungseinheiten in dieses Gebäude um. Wie Sie sich sicher vorstellen können, ist das zeitintensiv und unsere Ressourcen für die Kundenbetreuung leiden darunter leider stark.
Deshalb sind wir aktuell nicht in der Lage, Ihrem Wunsch zu entsprechen. Wir werden die Umzugsarbeiten aber in etwa zwei Wochen fertiggestellt haben und sind dann sehr gerne bereit, Sie für das Erstgespräch zu empfangen. Dann können Sie von unserer Erweiterung sogar profitieren, weil wir noch effektiver arbeiten und die Dienstleistungen anbieten können.
Ich werde Sie sofort kontaktieren, sobald wir soweit sind.
Mit freundlichen Grüßen
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