Bewerberauswahl: richtige Mitarbeiter finden
Die richtigen Leute herausfiltern
Die Personalplanung hat den Bedarf an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter festgestellt, die Personalbeschaffung versucht nun diese Leute in das Unternehmen oder andere Organisationseinheiten zu bringen. Mit der ersten Phase wurde Werbung für die offenen Stellen betrieben und das Ergebnis sind im optimalen Fall Bewerbungen, zumindest ein Stück sollte vorliegen, bekannte Firmen haben aber viele tausend Bewerbungen vorliegen. Was es also braucht, ist eine weitere Phase in der Personalbeschaffung, nämlich die Bewerberauswahl.
Was ist die Bewerberauswahl?
Die Bewerberauswahl ist die zweite Phase der Personalbeschaffung. Bei dieser steht im Mittelpunkt, dass man aus der - falls vorhanden - Fülle an Bewerberinnen und Bewerbern für eine bestimmte Stelle die richtigen Leute herausfindet, was mit Einzelinterviews nahezu unmöglich sein kann. Selbst kleine Unternehmen erhalten bei bestimmten Ausschreibungen unzählige Bewerbungen und wenn man jeden Menschen persönlich befragen würde, wäre ein Monat an Zeit verbraucht.
Daher braucht es Verfahren, um aus der Fülle an Kandidatinnen und Kandidaten eine Gruppe herauszufiltern, die als interessant interpretiert werden können. Natürlich ist diese Phase nicht immer gefragt. Wenn man bei der Personalwerbung eine Abkürzung wählen hat können, weil die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geeignete Leute empfehlen konnten, wir man keine tausend Bewerbungen durcharbeiten müssen. Und manchmal findet man für den offenen Arbeitsplatz durch einen netten Abend mit einem Geschäftspartner bereits die richtige Person, weil der jemanden kennt.
In allen anderen Fällen hat man mehrere oder sehr viele Menschen zur Auswahl, die Interesse an dem ausgeschriebenen Arbeitsplatz angemeldet haben. Wer von diesen Leuten tatsächlich in das Team passt, die Aufgabe gut bewältigen kann und auch vom Arbeitsklima her ein geeigneter Mensch wäre - das ist die Aufgabe der Bewerberauswahl, bei der Fragebögen, Einstellungsgespräche und natürlich Bewerbungsunterlagen zu Kriterien werden.
Was sind die Ziele der Bewerberauswahl?
Losgelöst von der Masse ist das Ziel der Bewerberauswahl natürlich das Finden der richtigen Leute, aber unter folgenden Überlegungen:
- Wirtschaftlichkeit
Das gewählte Verfahren zum Finden der richtigen Leute sollte wenig Zeit aufwenden und möglichst einfach gestaltet sein. Man hat ja noch andere Tätigkeiten durchzuführen.
- Hohe Zuverlässigkeit
Es ist ein Verfahren einzusetzen, dem man vertrauen kann. Wenn ein Zufallsprinzip entsteht, kann man sich auch nicht darauf verlassen, ob so die richtigen Menschen für den neuen Arbeitsplatz gefunden werden können.
- Hohe Qualität
Bei der Bewerberauswahl ist nicht nur die Fragestellung, wer geeignet ist, zu treffen, bei persönlichen Gesprächen muss auch die Informationsfülle für die Kandidaten so sein, dass sie konkrete Auskünfte erhalten, was von ihnen verlangt wird, damit sie selbst eine Einstellungsentscheidung treffen können. Die Ausschreibung ist oft von der Information her nicht sehr aussagekräftig.
- Chancengleichheit
Das Auswahlverfahren muss auch rechtlich einwandfrei sein, sodass jede Kandidatin und jeder Kandidat die gleichen Chancen hat. Das gilt für Frau - Mann genauso wie für kulturelle Unterschiede oder andere Kriterien.
Neben der Wahl des Verfahrens für das Herausfinden möglicher neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind auch einige Problemstellungen zu bedenken. Dazu zählen vor allem die Situationen, in denen man sehr ähnliche Handlungen setzt - vor allem, was Gespräche mit den Kandidaten betrifft als auch was die Durchsicht von Bewerbungsunterlagen betrifft.
Probleme bei der Bewerberauswahl
Ein Problem ist dabei, dass man aus seiner Subjektivität Entscheidungen trifft. Das erkennt man aber oft gar nicht und doch sind manche Leute dann im Vorteil, manche im Nachteil - für das Unternehmen ist dies nicht immer optimal. Ein anderes Problem, das häufig auftritt, ist die Wiederholung von Handlungen. Wenn man fünf Leute hintereinander interviewt, wiederholen sich die Inhalte, aber die Personen sind verschiedene. Die Eindrücke vom letzten Gespräch können positiv wie negativ zum nächsten übertragen werden, was nicht im Sinne des Erfinders ist.
Solche Probleme lassen sich nicht gänzlich vermeiden, man sollte sich dieser aber in der Funktion der Bewerberauswahl bewusst sein, um eine neutralere Sichtweise zu erreichen.
Wie wird die Bewerberauswahl durchgeführt?
Es gibt viele verschiedene Zugänge zum Thema, denn bei Empfehlungen intern braucht man keine Verfahren, bei sehr vielen Bewerbungen hingegen schon. Und es hängt davon ab, welche Stelle besetzt werden soll.
Generell sind folgende Phasen anzuführen:
- Bewerbungsunterlagen und ihre Qualität
- Fragebogen für Kandidaten
- Einstellungsgespräch
- Testverfahren
Bewerbungsunterlagen: Wie sehen die Unterlagen aus?
Dabei macht es keinen Unterschied, ob die Bewerbung unaufgefordert geschickt wurde in der Hoffnung, dass es gerade einen freien Arbeitsplatz gibt oder ob man tatsächlich eine Ausschreibung durchgeführt hat. Will man einen Arbeitsplatz besetzen, können beide Arten von Bewerbungen herangezogen werden.
Eine Bewerbung umfasst normalerweise ein Schreiben, das an das Unternehmen gerichtet ist und einen Lebenslauf, der auch die Schulausbildung und mögliche Berufserfahrungen umfasst. Manchmal sind diese Informationen im Schreiben enthalten oder als eigene Tabelle mitgeschickt worden. Das Lichtbild wird häufig mitgeschickt, ist aber kein Muss. Wenn es Arbeitszeugnisse gibt, werden auch diese übermittelt, womit ein Nachweis für bereits durchgeführte Arbeiten erbracht werden kann.
Beim Lebenslauf hat sich viel verändert. Ob jemand eine Tabellenform wählt oder die Informationen frei zusammenstellt, ist einerseits Geschmackssache, andererseits wird die Tabelle gerne gesehen, weil man auf einem Blick die Daten ablesen kann und weniger Zeit bei der Überprüfung braucht. Was es heute nicht mehr geben sollte, sind persönliche Angaben, die mit der Bewerbung nichts zu tun haben. Dazu gehören zum Beispiel früher getätigte Angaben wie Name der Mutter und des Vaters und Beruf der beiden. Ob sie Hochseetaucher, Extrembergsteiger oder Buchhalter waren und/oder sind, spielt für die Bewerbung für den offenen Arbeitsplatz keine Rolle und diese Daten sind eher im Sinne des Datenschutzes problematisch.
Vorteile und Probleme
Für das Unternehmen sind die Unterlagen der Bewerberin oder des Bewerbers eine große Hilfestellung. Man kann erkennen, ob man die Sprache richtig einsetzen kann, ob man ein Schreiben aufsetzen kann und welche Ausbildung vorliegt. Im Falle bereits durchgeführter Tätigkeiten kann man abschätzen, ob es einen Mehrwert durch Vorkenntnisse gibt.
Aber wer sagt, dass die Unterlagen auch von den Kandidaten selbst geschrieben wurden? Und so wie in der Schule manche mäßige Noten haben, aber im realen Berufsleben dann sehr große Talente zeigen, sind auch die Unterlagen nicht immer die Garantie dafür, dass Leute geeignet oder überhaupt nicht geeignet sind. Doch man braucht eine Orientierung, weil pro offener Stelle oft tausende Anfragen und Bewerbungen hereinkommen, die man nicht zu Arbeitsgruppen machen kann - dazu fehlt die Zeit.
Fragebogen bei Bewerberauswahl nutzen
Mit den eingeschickten Bewerberunterlagen und den Informationen von Schulausbildung und Lebenslauf kann man zwar manche Details entnehmen, aber eigentlich ist eine Vorauswahl nur bedingt möglich. Daher wird sehr gerne mit einem Personalfragebogen gearbeitet, der im Zeitalter des Internets sogar als Download angeboten werden kann. Damit können interessierte Leute sich diesen jederzeit auf ihren Computer herunterladen, ausfüllen und dem Unternehmen schicken oder mailen und bereits beworbene Kandidatinnen und Kandidaten können per angeführter E-Mail mit dem Fragebogen versorgt werden.
Ein solcher Fragebogen hat zwei Vorteile. Der erste ist, dass der Fragebogen immer die gleiche Form hat und damit hat man bei den retour geschickten und ausgefüllten Fragebögen immer die gleichen Daten an der gleichen Stelle. Die Bearbeitung wird damit deutlich beschleunigt und der Zeitfaktor für das Auswahlverfahren reduziert. Der zweite Vorteil ist die Tatsache, dass man abhängig von den Fragestellungen und Antworten bereits ein Ausscheidungsverfahren einleiten kann.
Zwar sind manche Kriterien bei den Bewerbungsunterlagen bereits zu beachten, wie schwerwiegende Grammatikfehler, aber erst mit dem Fragebogen wird man mehr Details erhalten. Nicht mehr gefragt sind Beruf und Name der Eltern, selten wird nach Hobbys gefragt, was zum Ziel hat, dass man ein wenig genauer die Interessen erkennen kann. Was hingegen sehr wichtig ist, sind Vorkenntnisse oder auch Gehaltsvorstellungen.
Einstellungsgespräch und Testverfahren
Über die Unterlagen inklusive Fragebogen hinaus gibt es die Möglichkeit, ein persönliches Einstellungsgespräch zu wählen, wobei es viele Formen gibt. Es gibt ein klar vorgegebenes Interview mit einer Abfolge festgelegter Fragen oder das freie Gespräch. Die Optionen reichen bis zum Gruppengespräch oder gar einem Rollenspiel. Das wird man bei Handelsangestellte kaum machen, aber es kann bei Bankberater für besondere Kundschaft schon interessant sein, wie man agiert.
Bei höheren Positionen werden auch Testverfahren eingesetzt. Der Intelligenztest fällt als erstes ein, aber es gibt auch den Fähigkeitstest oder den Persönlichkeitstest, um mehr für die Bewerber zu erfahren.
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