Personalbedarfsplanung und ihre Aufgaben
Ermittlung der nötigen Mitarbeiter
Die Personalbedarfsplanung ist eine Kernfunktion des Personalmanagement und beinhaltet die Ermittlung des Personal-Sollbestandes, also die Zahl jener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die man braucht, um seine Aufgaben im Unternehmen erfüllen zu können. Dabei wird zwischen dem gegenwärtigen und dem zukünftigen Personalstand unterschieden.
Was ist die Aufgabe der Personalplanung?
Die Personalbedarfsplanung ist nicht nur für die nächsten fünf Minuten im Einsatz, sondern auch langfristig etwa für das nächste halbe Jahr, wenn bekannt ist, welche Aufgaben zu erfüllen sind. Das betrifft zum Beispiel auch neue Aufgaben, die das Unternehmen beschlossen hat, neue Projekte oder andere Maßnahmen, die den Personalstand beeinflussen können und zwar sowohl, was neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch was die Reduktion des Personalstandes betrifft.
Neben der Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die Personalbedarfsplanung auch mit anderen Kernthemen betraut. Man kann das Personal rein auf die Zahl herunterbrechen, was bedeutet, dass man sich nur auf die Quantität bei allen Planungen beschränkt. Was die Leute können oder nicht können, spielt dabei nicht die große Rolle. Es gibt aber noch andere Kriterien, die bei der Planung berücksichtigt werden könnten und auch sollten.
Dazu gehört die räumliche Frage, also wo man wie viele Leute braucht und ob es an einer Stelle zu viele gibt, an einer anderen aber zu wenige, die mitarbeiten können. Auch die zeitliche Frage ist eine wesentliche im Personalmanagement geworden. Neben den Zeitverträgen spielt hier auch eine Rolle, wann die Leute zur Verfügung stehen. Wenn man in einem halben Jahr ein Projekt starten will, macht es keinen Sinn, wenn die Leute in einem Jahr am Arbeitsmarkt zu haben wären. Und schließlich gibt es auch den Faktor Qualifikation, wodurch erhoben wird, welche Fertigkeiten und welches Wissen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufweisen. Im Hinblick auf das Streben nach Wirtschaftlichkeit ist gerade die Qualität ein wesentlicher Faktor.
Einfacher Begriff, viele Fragestellungen
Die Personalplanung (oder technisch Personalbedarfsplanung) ist als Begriff recht einfach zu verstehen, aber man erkennt nicht auf den ersten Blick die vielen Faktoren, die da hereinspielen. Denn eine neue Filiale in einem anderen Bundesland stellt sich schon als Herausforderung dar, denn man braucht einen Filialleiter, Leute, die die Arbeit verrichten und vieles mehr. Und die gibt es vor Ort vielleicht gar nicht. Wenn man dann erst in einem halben Jahr startet, möchte heute viele nicht darauf warten müssen und suchen sich eine andere Arbeitsstelle.
Die Aufgabe ist daher alles andere als einfach und erfordert auch viel Erfahrung und Instinkt sowie ein gutes Netzwerk, um sich im Bedarfsfall helfen lassen zu können.
Ziele der Personalbedarfsplanung
Wie komplex das Thema ist, erkennt man anhand der vielen Ziele, die man damit verbindet. Es gibt dabei die Kernziele und es gibt erweiterte Ziele. Ein Kernziel ist, dass man am richtigen Ort genügend Mitarbeiter hat, ein erweitertes Ziel ist, dass die Mitarbeiter anpassungsfähig sind und dazulernen wollen.
Es gibt folgende Kernziele in der Personalplanung:
- Anzahl der Mitarbeiter
- Ort der Mitarbeiter
- Qualifikation der Mitarbeiter
- Zeitpunkt der Personalaufnahme
Anzahl der Mitarbeiter ermitteln
Das Kriterium bei der Personalplanung schlechthin ist die Anzahl der benötigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Man spricht auch von der quantitativen Dimension im Rahmen der Personalbedarfsplanung. Das bedeutet, dass geprüft wird, wie viele Leute man benötigt und diese werden dann auf dem Arbeitsmarkt gesucht, so es nicht innerbetrieblich Möglichkeiten gibt. Welche Qualifikationen diese Leute haben, ist in erster Linie nicht gefragt, wobei man natürlich je nach offener Stelle schon Experten sucht, zum Beispiel Handwerker, Computerfachleute und dergleichen.
Aber für den normalen Büroarbeitsplatz wird vor allem danach getrachtet, die Planung auf die Quantität zu stützen. Für die spätere Personalbeschaffung ist dieses Kriterium ein wichtiger Ansatz bei der Ausführung der Tätigkeit. In der Praxis zeigt sich aber, dass die Quantität alleine nicht ausreicht, auch die Qualität der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spielt eine Rolle, weshalb dies Faktoren in Kombination meist geplant werden.
Inwieweit diese Faktoren auch in der Personalentwicklung zu neuen Aufgaben führen, ist auch Thema des Personalmanagements und zum Teil auch der Personalbedarfsplanung, aber in erster Linie wird in dieser Funktion erhoben, wie viele Leute man braucht. Diese Zahl muss erfüllt sein, damit man die Aufgaben als Unternehmen wahrnehmen kann, wobei die Planung schon erhebt, welche Positionen in welcher Zahl besetzt werden müssen. Das gilt für die verschiedenen Ausführungen von der Büroarbeit bis zum Handwerker ebenso wie für die Führungskräfte oder die Struktur einer neuen Abteilung, die aufgebaut werden soll.
Grundlage für andere Überlegungen
Die Kenntnis über die benötigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist eine wesentliche Grundlage für die gesamte Personalthematik im Unternehmen. Zwar ändern sich die Zahlen immer wieder, aber man kennt die Basis, wie viele Leute man braucht und kann vergleichen, wie viele man hat oder was eine Änderung von Geschäftsideen, Filialen oder anderer Parameter für die benötigte Zahl an Beschäftigte bedeuten würde.
Wo braucht man wie viele Leute?
Man könnte auch den Ort der Mitarbeiter oder den Ort des Bedarfes als Bezeichnung wählen, wobei in der Personalbedarfsplanung auch von der räumlichen Dimension gesprochen wird. Gemeint ist damit, dass es wenig hilfreich ist, wenn man geeignete Leute in Bregenz gefunden hat, wenn sie in Wien arbeiten sollen oder in München wohnen und in Hamburg gesucht werden. Der Ort spielt in vielen Überlegungen eine große Rolle, manchmal lokal, manchmal überregional.
Der Ort ist ein Faktor, der bei einem Unternehmen mit vielen Filialen eine Rolle spielen kann. In der einen Filiale gibt es zu viel, in der anderen zu wenig Personal. Die Personalbedarfsplanung weist solche Verschiebungen auf und innerhalb einer Stadt wird es wohl keine großen Probleme geben. Wenn die eine Filiale aber in einer ganz anderen Stadt zu finden ist als die zweite Filiale, muss geklärt werden, ob das bestehende Personal überhaupt die Möglichkeit des Wechsels hat bzw. diesem Folge leisten will.
Manchmal ist der Ort eines Projekts aber aufgrund der finanziellen Möglichkeiten für Menschen kein Hindernis, wenn sie für einen bestimmten Zeitraum dort arbeiten müssen. Dies zu erheben ist eine Aufgabe der weiteren Instrumente im Personalmanagement. Die Personalbedarfsplanung weist aus, an welchem Ort oder in welcher Filiale wie viele Leute gebraucht werden und zu welchem Zeitpunkt man sie dort braucht. Zeit und Ort spielen eine große Bedeutung und werden daher in Kombination mit Anzahl der Leute und deren Qualifikation gesehen. Die Verknüpfung dieser Überlegungen ergibt die tatsächliche Bedarfsplanung für das Personal - sei es für den aktuellen Stand oder sei es für das nächste halbe Jahr.
Qualifikation der Mitarbeiter
Daher reicht es meist nicht aus, eine reine quantitative Planung für das Personal anzustellen. Vielmehr erfordert das Personalmanagement und damit auch die Funktion der Personalplanung, dass man den Bedarf der Leute für das Unternehmen in einer Kombination aus Anzahl und Qualifikation erhebt. Das bedeutet, dass man die Planung so gestaltet, dass sowohl die Zahl der benötigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für jede Funktion und Aufgabe ansetzt, aber auch gleichzeitig das benötigte Know-How in die Überlegungen einbindet.
Das Know-How kann auf verschiedene Weise definiert sein. Perfekt ist für ein Unternehmen ein junger Mensch mit richtiger Ausbildung und viel praktischer Erfahrung. Doch diese Kombination ist fast nicht möglich und so gibt es am Arbeitsmarkt sehr begehrte Leute, die schon einige Jahre in dem gesuchten Bereich tätig waren und andererseits sehr gut ausgebildete Leute, die erst am Beginn der Arbeitskarriere stehen. Eine Kombination aus beiden Gruppen ist für neue Abteilungen oder Projekte ein häufig definiertes Ziel.
Ein anderer Weg im Zusammenhang mit der Qualifikation ist die Personalentwicklung als eigene Funktion des Personalmanagements, bei der engagierte Leute im Betrieb selbst weitergeführt werden. Sie haben vielleicht nicht das gesamte Wissen, das nötig ist, aber bringen die Leistung, die erforderlich ist und können weitergebildet werden, um zu der wichtigen Säule im Unternehmen zu werden, die man so dringend gesucht hat.
Notwendiges Personal zum richtigen Zeitpunkt haben
Hierbei ist weniger ein Zeitarbeitsvertrag gedanklich im Vordergrund, viel mehr wird geplant, wann man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wofür benötigt. Dabei gibt es die verschiedensten Szenarien und es gibt auch unterschiedliche Situationen, die die Bedarfsplanung auch schnell verändern können. Ein Szenario ist zum Beispiel die Schaffung einer neuen Abteilung in einem Unternehmen, in dem eine Struktur aufgebaut wird und von den Führungskräften bis zu den Büromitarbeiter/innen alle Leute noch gesucht werden müssen.
Es kann durchaus sein, dass man die Führungskräfte früher einstellen möchte, damit diese bei der Planung dieser Einheit mitwirken können, während die anderen Leute später gefragt sind, um die praktische Arbeit durchzuführen, wenn sie denn beginnt. Solche Überlegungen gibt es auch mit Projekte, dem Aufbau neuer Filialen oder auch Lösungen, bei denen mit anderen Unternehmen zusammengearbeitet wird und Personal bereitgestellt werden muss.
Außerdem gibt es bestehende Abteilungen oder andere Organisationseinheiten, die erweitert werden müssen, wobei dies zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgen soll. Auch diese Überlegungen sind in die Personalbedarfsplanung einzubauen, damit das Personal auch bereit stehen kann, wenn es mit seiner Tätigkeit beginnen soll.
Der Zeitpunkt ist in der Personalplanung insofern sehr wichtig geworden, weil es nicht so einfach ist, zum Punkt X die richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden. Besonders bei höher qualifizierten neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die Vorlaufzeit groß geworden, also die Zeit von der Suche bis zur Einstellung und dem tatsächlichen Arbeitsbeginn. Denn man ist nicht alleine bei dieser Aufgabe und viele Unternehmen suchen lange nach den richtigen Leuten, vor allem für besondere Aufgaben oder für höherwertige Aufgaben.
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