Personaleinstellung im Unternehmen
Einschulen und Integrieren der neuen Leute
Die Personalbeschaffung basiert auf der Personalplanung und somit weiß man, wie viele offene Stellen es gibt, die es zu besetzen gilt. Mit der Personalwerbung sucht man nach den neuen Leuten, die Bewerberauswahl ist die zweite Phase und wählt aus den Kandidatinnen und Kandidaten jene Leute aus, die als geeignet erscheinen. Die dritte und letzte Phase der Personalbeschaffung ist somit die Personaleinstellung, also die Integration der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das Unternehmen oder jede andere Organisationsform wie Behörden, Vereine oder andere Strukturen.
Teilbereiche der Personaleinstellung
- Aufgaben der Personaleinstellung
- fachliche Einarbeitung
- Organisationsinformation
- soziale Integration
Welche Aufgaben hat die Personaleinstellung?
Die erste Aktion bei der Personaleinstellung ist die Abklärung der rechtlichen Spielregeln auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen und gipfelt im Arbeitsvertrag. Mit dem Arbeitsvertrag wird die Bewerberin oder der Bewerber erst zu einem Teil des Unternehmens und verpflichtet sich zur Arbeitsleistung, andererseits verpflichtet sich der Arbeitgeber zur Entlohnung. Der Arbeitsvertrag muss aber noch keine zeitlose Vereinbarung sein, denn es gibt auch die Möglichkeit der Probezeit, die üblicherweise drei bis sechs Monate andauern kann und es gibt die Möglichkeit einer befristeten Vereinbarung, die je nach Struktur später auch in einen unbefristeten Arbeitsvertrag umgewandelt werden kann.
Die eigentliche Personaleinstellung abseits der rechtlichen Rahmenbedingungen findet aber am Arbeitsplatz statt. Die neuen Leute müssen eingeschult werden, sie müssen sich wohlfühlen und sie müssen über das Unternehmen Bescheid wissen, um überhaupt verstehen zu können, was hier produziert wird, warum welche Abteilung was macht und viele Detailfragen mehr.
Natürlich hängt es auch davon ab, wer der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin ist. Eine Führungskraft braucht die Zusammenhänge eher als ein Handwerker, der in einem bestimmten Bereich seine Arbeit verrichtet. Andererseits hat sich längst erwiesen, dass die Aussage zu hinterfragen ist, weil der Handwerker viel motivierter ist, wenn man ihn nicht isoliert betrachtet, sondern ihn auch in Prozesse einbindet, die mit seiner ursprünglichen Arbeit nicht unbedingt in Zusammenhang stehen muss.
Generell ist die Personaleinstellung längst nicht mehr so, dass man einem Arbeitsplatz zugewiesen wird und das war es dann, sondern man hat erkannt, dass das Wohlfühlen im Mittelpunkt stehen muss. Daher werden die Bemühungen um Integration in das Team und gutes Arbeitsklima hoch eingestuft - eine der wesentlichen Veränderungen im Personalwesen durch das Personalmanagement.
Was ist die fachliche Einarbeitung?
Die fachliche Einarbeitung ist die Einschulung in Aufgaben und Materie und damit die Grundvoraussetzung für die Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und betrifft neben der Einstellung solcher Personen auch den Wechsel zwischen den Abteilungen. Das Schlüsselwort ist dabei die Einschulung, denn es macht keinen Sinn, jemand Neuem den Arbeitsplatz zuzuweisen und dieser Person nicht zu sagen, was zu tun ist, wie und warum.
Daher braucht es ein Team, aus dem heraus eine Person oder mehrere gewählt werden, die sich um den neuen Mitarbeiter kümmern und die Einschulung vornehmen. Es wird dabei gelehrt, was man wo findet und wie welche Arbeitsschritte warum durchzuführen sind, wobei es von der Arbeitsaufgabe abhängt, welche Bereiche dies betrifft. Wer zwischen den Abteilungen viel unterwegs sein wird, muss wissen, wo er wen erreicht und wer die Ansprechpartner sind.
Wer hingegen in einer Werkstatt, in einem Maschinenpark oder als Portier tätig ist, muss vor allem schwerpunktmäßig vor Ort eingeschult werden. Dabei ist der Kontakt zum Vorgesetzten nicht nur rechtlich wichtig, sondern auch für die Zusammenarbeit relevant, weil zum einen kann der Vorgesetzte helfen, zum anderen gibt es eine Rückmeldung, wie sich die neuen Leute integrieren und hat so einen Überblick, ob die Personalauswahl eine richtige war. Außerdem erkennt man so schneller, ob und falls wie sich das Arbeitsklima durch die neue Person oder die neuen Mitarbeiter verändert hat.
Die Kolleginnen und Kollegen selbst sind für die Einschulung erforderlich und geben ihr Wissen weiter. Sie sind in ihrer Funktion als Einschüler auch der lange Arm der Vorgesetzten und können rückmelden, wie sich der neue Kollege oder die Kollegin anstellt. Dieser Kontakt zwischen neuen Leuten und dem bestehenden Personal ist sozial wichtig, ist aber auch für die erste Phase der Zusammenarbeit wichtig, um Fragen stellen zu können und um möglichst schnell ein vollwertiges Mitglied der Arbeitsgemeinschaft sein zu können.
Was ist die Organisationsinformation?
Nicht nur die Einschulung vor Ort ist für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wichtig, auch die Zusammenhänge des Arbeitgebers sind relevant, wobei es auch davon abhängt, welche Aufgabe man übernommen hat. Wenn man in einem Sekretariat tätig ist und Anrufe entgegennimmt, muss man die einzelnen Abteilungen kennen und auch wissen, wohin man die Leute verbinden kann.
Aber auch als Mitglied in einer Werkstatt oder als Sachbearbeiter braucht es Informationen, was die Organisation eigentlich so macht, wen es gibt, was das Ziel ist und wer welche Aufgaben hierfür übernimmt. Das gilt für eine Behörde genauso wie für einen Verein, eine soziale Organisation oder auch für ein Unternehmen. Bei einem Kleinunternehmen ist die Information schnell erzählt und meist vom Besitzer oder der Besitzerin durchgeführt. Bei einem Konzern läuft die Geschichte nicht so einfach.
In großen Unternehmen ist man dazu übergegangen, die Einschulung über die Organisation in Schriftform durchzuführen. Das heißt, man bekommt zu Beginn seiner Karriere im Unternehmen ein Handbuch mit den wesentlichen Fakten. Dazu zählen die einzelnen Unternehmensbereiche, die Abteilungen, die Aufgaben, aber auch, wofür die Organisation steht - was zum Beispiel das Ziel eines Unternehmens ist. Genaue Pläne oder neue Ideen wird man hier nicht finden, es ist ein reiner Orientierungsplan und auch eine Leitschnur, wie man nach außen das Unternehmen, den Verein oder andere Arbeitgeber vertreten soll.
Damit wird auch die eigene Position besser verstanden und definiert und die eigenen Arbeitsschritte im großen Ganzen gesehen, was für die Motivation durchaus wichtig sein kann. Außerdem kann im Zusammenhang mit der Organisationsinformation auch aufgezeigt werden, ob es Karriereoptionen für einen Aufstieg gibt und wohin dieser führen kann. Auch hier ist natürlich abhängig, ob es sich um ein großes Unternehmen handelt. Bei einem Kleinunternehmen wird man wenige Aufstiegsmöglichkeiten vorfinden können.
Was ist die soziale Integration?
Die soziale Integration ist die Umschreibung für das Einführen der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters in das Team mit allen Gegebenheiten. Man weiß nicht nur, wo der eigene Arbeitsplatz ist und welche Aufgabe man hat, sondern oft wird in der Runde zusammengesessen und die neue Person vorgestellt, sodass man auch erkennen kann, wie viele Leute in der Abteilung tätig sind und wer welche Funktion hat.
Neben dem persönlichen Kontakt ist es auch wichtig zu erfahren, wo es einen Pausenraum gibt, wo man die Kantine findet - so es eine gibt - und ähnliche Stellen, die für das persönliche Wohlbefinden und damit für die Motivation bei der Arbeit wichtig sind. Je wohler sich neue Leute fühlen, umso leichter und schneller können sie sich auch integrieren und Teil des Teams werden.
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