Gruppenarbeit im Unternehmen
Zusammenarbeit bei Projekt oder Geschäftsbereich
Die Gruppenarbeit ist nicht neu und sie ist nicht das Ergebnis neuer Personalstudien, aber vielfach wird dieser Eindruck erweckt. Tatsächlich gibt es die Zusammenarbeit verschiedenster Leute für ein Projekt schon seit vielen Jahrzehnten und zum Teil auch Jahrhunderten. Der Schmied arbeitete mit seinem Lehrling und Gesellen in früheren Jahrhunderten zusammen, um ein Werkstück rechtzeitig für den Kunden herstellen zu können.
Was ist die Gruppenarbeit?
Die Gruppenarbeit gibt es in drei Formen und zwar
- freier definiert die Zusammenarbeit verschiedener Experten
- meist ist aber eine interne Gruppe gemeint, die regelmäßig auch Besprechungen abhält
- Zusammenarbeit verschiedenster Leute in der Organisation
Gruppenarbeit bei Projekt und im Alltag
Die Zusammenarbeit von Schmied, Lehrling und Geselle ist ein klassischer Fall für den ersten Punkt. Man könnte hier auch eine Werbeagentur, einen Grafiker und einen Programmierer für ein Projekt einer Internetseite nennen oder den Bäcker, den Wirt und den Fleischhacker für gegenseitige Unterstützung. Also Leute, die jeder etwas einbringen können und man arbeitet auch wirklich zusammen - jeder für sich, aber für eine gemeinsame Idee.
Der zweite Punkt sind zum Beispiel Abteilungen oder Fachbereiche, bei denen regelmäßig Besprechungen abgehalten werden, um zu klären, was zu tun ist, was erledigt wurde und wer was übernimmt. Im Sozialbereich werden solche Gruppenarbeiten oft und gerne durchgeführt, aber es gibt diese Zusammenkünfte auch in der Industrie, um die nächsten Schritte zu besprechen oder neue Produkte zu entwickeln.
Der dritte Punkt sind Gruppen von Leuten, die von verschiedenen Abteilungen zusammengeführt werden, um langfristige Lösungen anzugehen. Da kann es um ein neues Image gehen, es kann sich um das Thema Produktentwicklung handeln oder ähnliches. Da verschiedene Leute aus unterschiedlichen Bereichen kommen, kann der Versand seine Möglichkeiten kundtun, das Marketing seine Vorstellungen und die Berater deren Erkenntnisse durch Kundengespräche und man kann voneinander lernen und sich ergänzen, um gute Ideen zu entwickeln.
Grundvoraussetzungen für eine Gruppenarbeit
Es gibt bestimmte Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um eine erfolgreiche Gruppenarbeit absolvieren zu können.
- Persönlicher Kontakt
International als Face-to-Face umschrieben kann die Gruppenarbeit nur funktionieren, wenn man sich gegenüber sitzt und auf die Reaktionen des Gegenüber reagieren kann. Das ist zwar nicht immer gegeben, aber zumindest ab und zu sollte der persönliche Kontakt gegeben sein, bei Besprechungen zum Beispiel. Es ist durchaus möglich, später per Telefon zu interagieren und im Zeitalter des Internet gibt es noch andere Möglichkeiten (Videokonferenz zum Beispiel).
Das hängt aber auch vom Projekt ab - oft sind persönliche Besprechungen unbedingt wichtig, manchmal kann man mit Videokonferenzen genauso agieren - man sieht sich dann ja auch.
- Gruppengröße
Eine Gruppenarbeit wird fast immer von minimal drei und maximal zwanzig Personen durchgeführt. Kleiner ist es keine Gruppe und größer wird es zu unübersichtlich. Wobei auch die Abstimmung von 20 Personen schon eine Herausforderung sein kann. Selbst bei komplexen Verhandlungen wie etwa für eine neue Regierungszusammenarbeit treffen meist 6 bis 8 Leute aufeinander und nicht mehr. In der großen Runde wird man vielleicht mal 12 Leute beisammen haben, aber Details werden in Untergruppen besprochen.
- Gruppenkontakt
Der Kontakt zwischen den Mitgliedern bezieht sich nicht nur auf die Arbeit, es können auch private Kontakte geknüpft werden. Auch gegenseitige Hilfestellung und die Vermittlung ähnlicher Wertvorstellungen zählen dazu. Das ermöglicht, dass einer dem anderen helfen kann, wenn der hängt. Kennt man sich kaum und vertraut sich nicht, wird die Gruppe nicht gut funktionieren.
- Flexible Positionen
In der Gruppenarbeit regiert das Wir-Gefühl und das Ziel und nicht die starre Position, wie dies sonst gewohnt ist. Entscheidend ist, Erfolg zu haben und alle Gruppenmitglieder wirken zusammen mit, sodass die Positionen flexibler gehandhabt werden.
Weitere Voraussetzungen für die Gruppenarbeit
Neben diesen allgemeinen Parametern sind vor allem die handelnden Personen auch zu hinterfragen. Wenn sich fünf Leute, die noch nie etwas verkauft haben, über den Handelsalltag unterhalten, wird das nichts werden.
Für die Gruppenarbeit braucht es daher folgende Qualifikationen:
- analytisches Denken
- fachliche Kompetenz
- Motivation
- soziale Kompetenz
Was versteht man unter analytischem Denken?
Wenn sich eine Arbeitsgruppe bildet, um Verbesserungen in einem bestimmten Bereich zu besprechen und zu erreichen, dann braucht es verschiedene Voraussetzungen, um erfolgreich agieren zu können. Eine Voraussetzung ist das fachliche Wissen, um Ideen zu entwickeln und die Machbarkeit zu prüfen, ein anderes ist das analytische Denken, das man auch den methodischen Kompetenzen bei der Teamarbeit zuordnet.
Analytisch muss man dabei auf zwei Ebenen vorgehen können, wobei die Anforderung nicht für jedes Mitglied der Gruppenarbeit Gültigkeit haben muss. Die erste Ebene betrifft die Arbeitsgruppe selbst, denn wenn man mit Planung und Analyse den Weg zum Ziel in Schritte und Phasen einteilen kann, erleichtert dies die Arbeit für alle Betroffenen ungemein. So entsteht eine Art Fahrplan, durch den man weiß, was wann zu tun ist, der aber flexibel genug für Freiraum sein muss. Wenn nur Leute versammelt sind, die halt irgendwann irgendwas schon irgendwie machen werden, wir das Ziel vielleicht auch erreicht, aber eher auf dem Prinzip Zufall aufbauend.
Die zweite Ebene betrifft die Analyse der Entscheidungen, die in der Arbeitsgruppe getroffen werden. Angenommen, es soll ein ganzer Unternehmensbereich Veränderungen unterworfen werden, dann muss man sich in der Arbeitsgruppe als Vertreter aller betroffener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im klaren sein, was das für die einzelnen Leute bedeutet. In der Gruppenarbeit die Veränderung X zu beschließen ist eine Sache, aber was das in der täglichen Arbeit bedeutet, ob die Arbeitszeit ausreicht, wie lange die Vorbereitung für die Umstellung dauert etc. - das sind Fragestellungen, die nur mit einer guten Analyse zu bewerkstelligen sind.
Fachliche Kompetenz für die Gruppe wesentlich
Fachliche Kompetenz ist zum Beispiel das Wissen eines Webdesigners um die mögliche Programmierung eines neuen Projekts als Teil einer Gruppenarbeit für einen Kunden, bei der auch die Grafiker, Servertechniker und das Marketing sowie der Kunde selbst mitwirken. Wenn keiner in der Runde weiß, wie das Projekt programmiert werden kann, kann man die Gruppenarbeit auch schon wieder vergessen. Allerdings ist die Programmierung nur die Grundvoraussetzung, die Leute müssen auch zusammenarbeiten können und wollen, weshalb soziale Fragestellungen genauso zu berücksichtigen sind.
Auch eine Sekretärin bringt fachliche Kompetenz mit, denn ohne ihr Ordnungssystem und Wissen, wie lange was braucht, wenn X Personen daran arbeiten, wird man Umstrukturierungen schwer einordnen können. Es sind nicht immer die Chefs, die Wissen mitbringen, die tägliche Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist genauso gewichtet und wird in die Gruppenarbeit eingebracht. Will man ganze Bereiche umstrukturieren, braucht man auch eine Idee, wie lange das braucht, wie viele Leute man dafür braucht und wie man dies am besten anpacken könnte. Das weiß der Chef wohl kaum, die Sekretärin schon eher und so dreht sich in der Gruppenarbeit die Kompetenz oft im Widerspruch zu der normalen Hierarchie, was für manche ein Problem ist, was aber die Zusammenarbeit spannend gestaltet und deshalb für viele auch motivierend ist.
Motivation: die Lust an der Zusammenarbeit
Die Motivation ist insofern ein wesentlicher Grund für die Gruppenarbeit, weil man selbst bei ödesten Aufträgen nicht alleine im Raum steht, sondern Mithilfe hat und sei es nur, dass man gemeinsam diese Aufgabe lösen und erledigen muss. Wenn man alleine vor sich her arbeitet, ist man schneller gelangweilt als in der Gruppe. Außerdem kann man sich gut austauschen und man kann sich auch ergänzen. Es gibt Leute, die zu Beginn Probleme haben, in der Gruppe zu arbeiten, aber später darin aufgehen, weil sie die Vorteile kennenlernen konnten und der Austausch mit den anderen bringt neue Ideen und auch Überraschungen.
So wird aus der Arbeit bei einer guten Gruppe auch schnell Spaß, auch wenn der Arbeitsaufwand hoch bleibt und je nach Projekt ein Zeitdruck herrschen kann. Aber man ist Teil von etwas Größerem und die Hierarchien finden nicht in dem Sinne Platz, wie das im Unternehmen normalerweise der Fall ist. Damit gibt es verschiedene Argumente, warum sich der einzelne Mensch wohler fühlt, zumal er ohnehin ein Gruppenwesen ist - man lebt die Gruppe in der Schule, schon davor im Kindergarten und auch in der Freizeit gibt es die Gruppenbildung. Daher ist das Drang zur Zusammenarbeit keine Überraschung und statt die Arbeit strickt in Personen zu teilen, ist man auch im Personalmanagement zu dieser Erkenntnis gelangt und fördert die Gruppenarbeit.
Was ist die soziale Kompetenz?
Die soziale Kompetenz fasst die Fähigkeit zusammen, sich in der Gruppe frei bewegen zu können und keine Ängste zu verspüren, wenn man seine Meinung kundtut, aber vor allem auch die Fähigkeit, auf andere zugehen zu können. Gruppenarbeit bedeutet zwar, dass man gemeinsam ein Ziel ansteuert, aber das Ziel muss nicht das eigene sein, man ist beauftragt, dort hinzuarbeiten. Der Auftrag wird leichter durchgeführt werden, wenn sich die Gruppe gut versteht und wenn man ähnliche Werte hat.
Doch das ist oft nicht der Fall, wobei es für viele Gruppenmitglieder interessant wäre, die Anfangsposition einer Gruppenarbeit mit der Endposition - beispielsweise bei einer zeitlich begrenzten Gruppenarbeit - zu hinterfragen. Man wird fast immer dahinter kommen, dass sich die Positionen stark genähert haben und damit haben beide Seiten profitiert. Dort, wo jeder starr auf seiner Position blieb, ging auch nicht viel weiter und manchmal scheitert die Gruppenarbeit schlichtweg.
Ein Ziel muss es also sein, die Menschen zusammenzubringen und so lernt man auch von der täglichen Arbeit des anderen viel, wenn an Verbesserungen des Produkts, der Struktur von Abteilungen oder anderen Wegen gearbeitet wird. Zur sozialen Kompetenz gehören daher Verhaltensweisen wie das Zurücknehmen des eigenen Egos, um auch die Meinung des anderen zu akzeptieren und Kompromisse zu finden, genauso wie die Kooperationsbereitschaft und die Art und Weise der Kommunikation.
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