Zielsetzungen in der Personalbedarfsplanung
Wirtschaftlichkeit als Fokus der Personalplanung
Die Personalbedarfsplanung als Instrument des Personalmanagement hat nicht nur die Eckdaten von Anzahl der nötigen Mitarbeiter, deren Qualitäten, den Zeitpunkt, ab dem die Leute benötigt werden und den Ort der Diensterfüllung, sondern auch Zielsetzungen, warum die Personalplanung durchgeführt werden soll.
Komplexer Zugang zu den Zielen
Bei den Zielen der Personalbedarfsplanung gibt es interessante Widersprüche, die ihre Folgen haben können und zwar in die eine wie in die andere Richtung. Vor allem das Ziel der Wirtschaftlichkeit widerspricht dem Ziel der Leistungssicherung. Als einfaches Beispiel kann man sich eine Abteilung mit zwei Verkäufern von Computersystemen vorstellen, die beide sehr großes Wissen haben. Aus Einsparungsgründen trennt man sich von einem der Verkäufer und ist damit wirtschaftlicher, wenn man unterstellt, dass der eine Verkäufer ausreichende Aufträge hereinbringen kann. Vielleicht war der zweite Verkäufer ohnehin schon fast zu viel. Aber der Haken ist, dass im Falle der Krankheit dieses Mitarbeiters kein Experte vorhanden ist, der die Systeme den Kundinnen und Kunden anbieten kann. Damit ist die Leistungssicherung solange nicht gegeben, solange der Mitarbeiter ausfällt. Bei seinem Urlaub oder anderen Anlässen ist die gleiche Aussage zu treffen.
So kann es passieren, dass man das Ziel der Wirtschaftlichkeit erreicht, aber Engpässe beim Personal hat. Oder umgekehrt hat man mehr Personal, als man eigentlich benötigen würde. Die Personalbedarfsplanung stellt sich daher als Prozess dar, der diesen Widerspruch möglichst auflösen muss, obwohl beide wesentlichen Ziele verfolgt werden müssen.
Welche Ziele kennt man in der Personalplanung?
Man muss zwischen zwei Zielbereichen unterscheiden. Als Kernziele kann man die Frage wählen, wie viele Leute man wann wo braucht. Im Eingangstext zur Personalplanung sind die Kernziele schon vorgestellt worden, also
- Anzahl der Mitarbeiter
- Ort der Mitarbeiter
- Qualifikation der Mitarbeiter
- Zeitpunkt der Personalaufnahme
Die Kernziele betreffen die tatsächlichen Arbeitsaufgaben. Es gibt aber erweiterte Ziele, die in diesem Text das Thema sein sollen. Sie haben nicht damit zu tun, dass genug Leute da sind, sondern diese Ziele der Personalbedarfsplanung beziehen sich auf das alltägliche Arbeiten und die Fähigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Und dazu gehören folgende Zielsetzungen:
- Anpassungsfähigkeit
- Arbeitsbelastung
- Innovationsfähigkeit
- Leistungssicherung
- Wirtschaftlichkeit
Anpassungsfähigkeit: flexibleres Personal
Das bedeutet, dass der Plan vom Jänner nicht für die nächsten 30 Jahre gilt, sondern so gestaltet sein muss, dass Änderungen jederzeit möglich sein können. Man spricht auch von den Umweltbedingungen, die Einfluss auf die Unternehmen und damit auf die Arbeitswelt der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat. Umweltbedingungen können viele verschiedene Vorschriften und gesetzliche Regelungen sein wie zum Beispiel auch die Arbeitszeit.
Zwar ändert sich an dieser selten etwas, aber angenommen, dass mit 40 Stunden pro Woche bisher gearbeitet wurde und aus welchem Grund immer per Gesetz nun 38 Stunden vorgeschrieben sind, wird dies bei einem Unternehmen mit vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Reaktionen erfordern. Man wird vielleicht manche Aufgaben nicht mehr erfüllen können, manche Produkte oder Dienstleistungen nicht mehr anbieten können oder neue Leute einstellen müssen.
Die Personalplanung muss also bei aller Komplexität aus Zeit, Raum, Mitarbeiter und Qualifikationen so flexibel bleiben, dass das gesamte System nicht in sich zusammenstürzt, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern. Und diese Rahmenbedingungen können sich sehr rasch ändern. Zwar wird an der Arbeitszeit selten eine Veränderung vorgenommen, aber wenn man sich die letzten Jahre überlegt, ist bei Arbeitsrecht viel passiert, vor allem bei der Vorsorge, bei der Ergonomie, bei Ruhezeiten und vielen anderen Vorschriften, die unmittelbar zum Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeführt wurden. Und es gibt keine Garantie, dass nicht nach der nächsten Wahl und dem nächsten Regierungswechsel nicht neue Ideen entstehen, auf die man auch reagieren können muss.
Arbeitsbelastung: Burn-out verhindern
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind keine Nummer mehr, sie werden als individuelle Menschen wahrgenommen und man hat gelernt, dass glückliche Menschen enorme Leistungen erbringen können und wollen. Daher ist ein Ziel der Personalplanung die Gewährleistung einer gleichmäßigen Arbeitsbelastung, was gleichzeitig heißt, dass Spitzenzeiten und großer Stress nach Möglichkeit unterbunden werden sollen, damit das Arbeiten auch Spaß machen kann.
Manchmal hetzt man, um ein Ziel zu erreichen, aber dauerhaft ist das keine Lösung und das hat man im Personalmanagement auch erkannt. Hier zeigen sich wieder Widersprüche in den Zielen der Personalplanung, denn intensive Arbeitszeiten entstehen durch zu großes Einsparen beim Personal. Das Einsparen ist Ausdruck der Wirtschaftlichkeit, einem wichtigen Ziel der Personalbedarfsplanung. Will man nun die Arbeitsbelastung auf einem gleichmäßigen und angenehmen Niveau behalten, muss man beim Einsparen dafür Sorge tragen, dass dies überhaupt möglich ist.
Die Überschneidung von Arbeitsgebieten ist eine Lösung, wodurch Frau X und Herr Y sich gegenseitig helfen können, wenn einmal ausgesprochen viel zu tun ist. Abteilungsübergreifend ist dies meist schwierig zu bewerkstelligen, doch die Problemzonen sind bekannt und nun liegt es an der Personalplanung, Kompromisse und Lösungen zu erarbeiten, wie man auf wirtschaftliche Weise trotzdem sicherstellen kann, wie die Arbeit ohne übertriebenem Stress bewältigt werden könnte.
Unmittelbares und langfristiges Ziel
Das Ziel ist die gleichmäßige Arbeitsbelastung, das eigentliche Ziel ist aber das Erreichen einer angenehmen Arbeitssituation, denn das steigert die Motivation und damit die Leistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Wohlbefinden steht damit im Mittelpunkt, aber das ist nicht so unmittelbar zu erreichen, wenn es viel zu tun gibt. Das kann auch saisonal unterschiedlich sein.
Innovationsfähigkeit: reagieren auf Veränderungen
So ist es auch keine Überraschung, dass als Ziel der Personalbedarfsplanung die Innovationsfähigkeit genannt wird. Dabei ist das Ziel weniger für die Planung und ihre Durchführung zu verstehen, sondern als Hilfestellung für das Unternehmen, damit dieses flexibel und innovationsfreudig agieren kann. Wenn sich der Markt verändert hat und man neue Produkte entwickeln muss und neue Verfahren benötigt werden, dann braucht es auch das nötige Personal mit dem entsprechenden Wissen, Talent und Interesse, um diese Herausforderungen annehmen zu können.
Das heißt aber auch, dass man vermutlich die eine oder andere Organisationseinheit im bestehenden Ausmaß nicht mehr braucht oder in die neue Form umbauen muss. Das ist die Aufgabe der Personalplanung, um auf die neuen Gegebenheiten reagieren zu können. Andere Ziele wie die Wirtschaftlichkeit wirken hier mit, denn wenn man sich an den Markt anpasst und auf das veränderte Interesse der Kundinnen und Kunden reagiert, bleibt man wettbewerbsfähig. Das ist natürlich nur gegeben, wenn man innerhalb eines überschaubaren Zeitraums seine Strukturen entsprechend verändern kann.
Die Innovationsfähigkeit ist eine sehr wichtig gewordene Eigenschaft jedes Unternehmens, weil sich die Marktsituation immer schneller verändert. Das Stichwort Globalisierung ist hier zu nennen, auch der Einfluss des Internet hat die Interessen der Menschen nachhaltig manipuliert und die Unternehmen, sei es ein Produktionsbetrieb oder ein Handelsunternehmen, müssen darauf reagieren. Das können sie aber nur, wenn sie innerbetrieblich dazu auch bereit sind und das beginnt beim Personal und bei der Personalplanung.
Leistungssicherung beim Personal: Ausfälle dürfen nicht passieren
Die Leistungssicherung ist das Ziel, ergo gilt es Engpässe und Ausfälle zu vermeiden, was nur möglich ist, wenn die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst hoch gestaltet wird. Damit kann wenig passieren, wenn Herr X krank wird, weil Frau Y zur Verfügung steht, um einzuspringen und die wichtigsten Aufgaben zu erfüllen. Urlaubsvertretung, Krankheitsvertretung sind dabei wesentliche Stichworte, die in diesem Zusammenhang zu nennen sind.
Hat man aber im Sinne der Wirtschaftlichkeit das Personal stark gekürzt, um Kosten zu sparen, dann wird es kaum zu vermeiden sein, dass es zu den Engpässen kommt. Das Ziel der Wirtschaftlichkeit ist erreicht, jenes der Leistungssicherung nicht. Umgekehrt ist das doppelte Besetzen aller Aufgaben im Sinne der Leistungssicherung, aber wirtschaftlich ist dies auf keinen Fall. Die Lösung ist wie so oft ein Mittelweg und damit ein Kompromiss zwischen beiden Zielen.
Ein Lösungsansatz kann die Analyse der Aufgaben sein. Unbedingt notwendige und ständig anzubietende Aufgaben werden besser, andere verzichtbare oder zeitlich eingeschränkte Aufgaben werden weniger stark besetzt. So findet man ein Einsparungspotential, ohne die zentralen Funktionen zu gefährden und erfüllt beide Ziele bis zu einem bestimmten Punkt. Dieser Kompromiss hängt aber auch davon ab, von welchem Unternehmen die Rede ist. Ein Konzern mit vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat einen ganz anderen Ansatz bei der Personalplanung als ein Unternehmen mit fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dort ist der Spielraum viel kleiner und das Finden eines Kompromisses umso schwieriger.
Personalplanungsziel: Kosten senken beim Personal
Das Ziel der Wirtschaftlichkeit erscheint logisch und nachvollziehbar, denn weniger Personal bedeutet weniger Lohnnebenkosten und viele weitere Fixkosten können auch eingespart werden. Aber nicht immer ist das Anstreben dieses Ziels auch für das Unternehmen von Vorteil. Wenn nämlich Engpässe auftreten, dann wird offenbar, wie eng die Personaldecke gestaltet wurde und das ist eine der Herausforderungen bei der Personalbedarfsplanung.
Ein anderes Ziel ist die Leistungssicherung, um stets alle Aufgaben erfüllen zu können. Das heißt, dass man zwei Leute für eine Aufgabe hat, die sich gegenseitig ersetzen können und das widerspricht der Wirtschaftlichkeit, denn einer könnte die Aufgabe auch lösen. Also braucht es einen gesunden Kompromiss, um beiden Zielen gerecht zu werden und das ist je nach Aufgabenstellung, Unternehmen und vorhandenem Personal leichter oder schwieriger zu erreichen.
Es gibt im Unternehmen oder auch bei zeitlich begrenzten Projekten sicher Aufgaben, die nicht ständig besetzt werden müssen. Hier kann man bei der Planung anders vorgehen als bei Aufgaben, die immer von kompetenten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besetzt sein müssen, auch wenn die Wirtschaftlichkeit darunter leiden möge. Ein Supermarkt ohne besetzter Kassa ist zum Beispiel undenkbar, ein Programmierer, der einen Monat nicht zur Verfügung steht, aber keine dringenden Aufgaben hat, wird man eher verkraften können.
Keine optimale Lösung möglich
Daher gibt es auch keinen fixen Weg zur Lösung, sondern individuelle Entscheidungen für individuelle Situationen, denen sich die Personalbedarfsplanung gegenübersieht. Es hängt viel davon ab, welche Aufgaben überhaupt zu bewältigen sind und wie man diese bewältigen kann, ohne Ausfälle zu riskieren. Und man darf nicht nur vom optimalen Szenario ausgehen - es kann auch eine Grippewelle geben.
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