Rechnung schreiben
Welche Daten sind nötig?
Ein Unternehmen, aber auch ein Verein, eine Behörde oder andere Organisationen muss für den ordnungsgemäßen Abschluss einer geschäftlichen Handlung eine Rechnung erstellen, die die Leistung belegt. Das kann eine Dienstleistung sein (Internetverbindung, Programmierung, Beratung) oder auch der Verkauf einer Ware - die Rechnung braucht man auf jeden Fall und ist auch verpflichtend zu stellen.
Man kann auch nicht einfach so irgendeine Rechnung "ich verkaufe dir" schreiben, es braucht bestimmte Informationen, damit sie gültig ist. Das wiederum ist wichtig, weil man sonst als Kunde die Vorsteuer nicht abziehen kann - wenn man etwa von einem Verkauf von Unternehmen zu Unternehmen ausgeht. Die Rechnung ist ein Beweis, ein Beleg in der Buchhaltung und es gibt damit auch Verbindungen bis hin zu Garantieleistungen je nach Handlung.
Eine einfache Rechnung schreiben
Um eine Rechnung zu erstellen, gibt es viele Möglichkeiten - man denke etwa an den Bon bei der Kassa im Supermarkt. Aber wir wollen unsere Überlegungen an ein Unternehmen richten, das eine Rechnung erstellen muss. Im Großunternehmen gibt es meist reichlich Vorlage und eigene Programme, auch online kann man mit verschiedenen Dienstleistungen agieren - selbst im Bezahldienst Paypal gibt es längst die Online-Rechnung für die Verrechnung seiner eigenen Leistungen.
Was muss eine Rechnung beinhalten?
- Name und Adresse des Verkäufers
- Name und Adresse des Käufers
- Steuernummern
- Datum und Rechnungsnummer
- Art der Leistung (Dienstleistung, verkaufte Ware)
- Preis netto, Preis brutto und Ausweisung der Umsatzsteuer
- Bankdaten für die Überweisung
- optional: andere Daten wie paypal-Adresse im Internet
Müssen alle Rechnung all diese Informationen aufweisen? Nein - es gibt die Regelung, dass bis zu einem Betrag von meist 400 Euro (kann sich je nach gesetzlicher Lage ändern) die Namen nicht angeführt sein müssen, aber ein wichtiger Ratschlag ist, immer auf gleiche Weise die Rechnung zu schreiben. Wenn man sich bei jeder Rechnung überlegen muss, welche Daten man braucht, wird es kompliziert und zeitaufwendig.
Wie kann man eine Rechnung schreiben?
- ganz einfach als Text (Beispiel folgt unten)
- als Text (Word, Open Office) mit integrierter Tabelle
- als Tabellenkalkulation (Excel, Open Office) für die Berechnungen
- gar nicht - weil man Onlinedienste nutzt
Beispiel für eine einfache Rechnung in Textform
Musteranbieter
Musterstraße
PLZ Ort
ATU xx (Steuernummer)
Musterverkäufer
Musterstraße
PLZ Ort
Land (hier Deutschland)
DE xx (Steuernummer)
RECHNUNG
Rechnung 47
Datum: 3. Jänner 20..
Rechnung für Umprogrammierung
Sehr geehrter Herr Mustermann,
vielen Dank für Ihren Auftrag. Für die Programmierarbeiten in Ihrem Webshop verrechne ich Ihnen wie vereinbart
EUR 500,-- (keine Umsatzsteuer enthalten).
Es gilt die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag binnen 14 Tagen an mein Konto mit den nachstehenden Daten:
(Kontodaten)
Mit besten Grüßen!
Name
Mit dieser Rechnung kann man auch ohne Tabelle seine Leistung bekanntgeben und sie enthält alle Daten, die notwendig sind - vom Anbieter (Verkäufer, Dienstleister) über den Kunden (Privatperson oder Unternehmen, Verein) bis zu Datum, Rechnungsnummer und natürlich der eigentlichen Leistung.
Ein Roman ist hier nicht zu schreiben, denn der Kunde weiß natürlich, was gemacht wurde. Die einzigen Besonderheiten in diesem Beispiel sind, dass es keine Umsatzsteuer gibt, weil es ein Export von Österreich nach Deutschland ist und nach aktuellem Steuerrecht braucht es den Zusatz der Steuerschuldnerschaft. Darauf weisen Unternehmen auch bei neuen Anbietern immer hin und das sollte man auch wissen.
Was wäre gewesen, wenn es ein österreichischer Kunde oder ein deutscher Anbieter wäre? Dann bleibt alles gleich, aber die Berechnung würde sich auf
EUR 500,-- + 20 % USt EUR 100 = EUR 600,-- (in Deutschland 19 %)
ändern.
Muss man die UID-Steuernummer immer angeben? Bei kleinen Rechnungen bis etwa 400 Euro nicht wirklich, aber es ist ratsam, eine Vorlage zu nehmen und diese für die weiteren Rechnungen zu nutzen. Und dann stehen die Daten immer auf der Rechnung und müssen nicht nachgefordert werden, was stets Zeit kosten würde.
Macht eine Rechnung in Textform Sinn?
Ein Einzelunternehmer hat vielleicht nicht so viele Rechnungen zu erstellen und dann kann es ausreichen, auf diese einfache Art und Weise seine Leistung in Rechnung zu stellen.
In der Praxis wird man aber lieber mit Tabellen arbeiten, weil man a) vielleicht mehr als eine Leistung oder mehr als eine Ware verrechnen muss und b) ist es übersichtlicher. Muss man mehrere Rechnungen kontrollieren, sieht man auf einen Blick, was Sache war - bei der Textform müsste man sich den Text der Verrechnung immer durchlesen und braucht länger.
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