Vorteile der Buchhaltungsprogramme
Unterstützung vor allem für kleine Betriebe
Sobald man ein Unternehmen startet, gibt es auch die Verpflichtung, die Buchhaltung zu führen. Sie hat den Zweck, Gewinn oder Verlust zu bekunden, woraus sich die verpflichtenden Zahlungen wie Steuer und Sozialversicherung ergeben. Ob man dabei ein großer Konzern ist oder ein Einzelunternehmer, spielt keine Rolle - die Pflicht gilt für alle. Nur die Form unterscheidet sich je nach Größe.
Interne oder externe Buchhaltung?
Die Pflicht zur Führung der Buchhaltung ist gesetzlich vorgegeben, die Art der Durchführung aber nicht. Es gibt dabei verschiedene Varianten:
- Buchhaltung und Jahresabschluss intern
- Buchhaltung intern und Jahresabschluss extern
- alle Aufgaben extern
Intern bedeutet, dass man sich selbst um die Buchhaltung kümmert. Man kann auch den Jahresabschluss selbst durchführen und spart sich das Geld für Dienstleister (Buchhalter, Unternehmensberater). Extern bedeutet, dass man die Belege sammelt, aber sie extern verarbeiten lässt. Das kann teuer werden, aber man muss sich um nichts kümmern.
Hilfreich ist allerdings, dass die Buchhaltung längst per Computerprogramme durchführbar ist. Zwar kann der Gemüsehändler noch händische Eintragungen nutzen oder hat überhaupt nur 20 Belege im Monat, aber meist wird eine Software verwendet, deshalb gibt es die Buchhaltungssoftware auch vielerorts zu kaufen. Mit solchen Programmen kann man recht einfach seine Belege eintragen und sich dann entscheiden, ob man den Jahresabschluss auch so durchführt oder doch lieber zum Experten geht.
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Vorteile der Buchhaltungssoftware
Wozu braucht es die Software überhaupt? Lange Jahre hatte man händisch die Daten in Listen eingetragen, dann kam die Computerverarbeitung. Damit lassen sich Belege und Buchungssätze viel leichter finden, man kann vor allem viele Formen von Statistiken abrufen. So kann man herausfinden, wie gut das aktuelle Ergebnis etwa im Vergleich zum gleichen Monat des letzten Jahres sich darstellt und einen Trend erkennen.
Nicht neu ist, und wir haben das in diesem Kapitel schon öfter angesprochen, dass die Buchhaltung nicht nur nervt und Pflicht ist, sondern auch ein wichtiges Werkzeug. Jede Rechnung ist hier zu finden, jede Bankzahlung und alle Umsätze. Damit hat man ein Lexikon der Handlungen im Unternehmen und muss nicht nach Bauchgefühl beurteilen, wie gut oder mies das Geschäft gerade läuft - speziell im Vergleich zu den Vorjahren.
Bucht man selbst, hat man die Daten auch vorliegen und kann sie verarbeiten. Lässt man die Buchhaltung extern durchführen, muss man den Dienstleiter anrufen, wenn man etwas wissen will. Dieses Argument spricht schon sehr deutlich dafür, dass man sich eine Software zulegt und die Belege selbst einbucht. Bei kleinen Unternehmen ist das auch schnell durchgeführt und kein wirklicher Aufwand.
Ein wichtiger Punkt ist auch die Tatsache, dass man jederzeit einen Überblick hat, wer seine Rechnung bezahlt hat und wer nicht. Durch eine Abfrage im Buchhaltungsprogramm erhält man die Zusammenstellung und sieht, welche Rechnung noch offen sind und welche bezahlt werden müssen - sei es selbst bei Lieferantenrechnungen oder die Kundschaft bei den offenen Ausgangsrechnungen. Man könnte eine Tabelle führen und alle Rechnungen hier eintragen, aber bei vielen Rechnungen wird das mühsam und eine Suche gibt es auch nicht. In der Buchhaltungssoftware gibt es eigene Darstellungen und Sucheingaben dafür.
Update ist ein großer Vorteil
Es gibt aber noch einen wichtigen Punkt. Viele Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit an, dass man den kompletten Jahresabschluss damit durchführen kann, also inklusive der erforderlichen Formulare, um das Ergebnis dem Finanzamt melden zu können. Damit kann man sich den Steuerberater sparen, aber das setzt auch voraus, dass man genau weiß, was man tut.
Und damit das möglich ist, braucht es ein jährliches Update, denn die Spielregeln ändern sich von Jahr zu Jahr. Es gibt verschieden hohe Richtsätze, es gibt verschiedene, veränderte Bestimmungen und alles das kann relevant sein. Bei einem Einzelunternehmen wird so manches gar nicht zutreffen, bei einem Unternehmen mit 10 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kann es hingegen sehr wohl Änderungen bei den Lohnnebenkosten und bei verschiedenen Bestimmungen geben.
Der Steuerberater und sein Team wissen das, der normale Unternehmer nicht. Er müsste sich fast täglich damit auseinandersetzen, was geändert wurde, was gilt und was nicht mehr gilt. Das ist nicht zu schaffen. Hier greifen wieder die Buchhaltungsprogramme, die jährlich aktualisiert werden, womit diese Aufgabe entfällt und man trotzdem selbst seinen Jahresabschluss durchführen kann.
Buchhaltungsprogramm oder Steuerberater?
Ist das Buchhaltungsprogramm besser oder doch das Auslagern zum Steuerberater? Das ist eine Frage, die man individuell beantworten muss. Viele nutzen die Programme, um die Buchhaltung selbst durchzuführen, geben aber das gesamte Wirtschaftsjahr zum Dienstleister, damit dieser den Jahresabschluss erledigen kann. Das hat einerseits den Grund, dass der Steuerberater sicher weiß, was zu tun ist und die neuesten Änderungen ebenfalls berücksichtigen kann, aber andererseits hat man weniger Arbeit und das blinde Vertrauen, dass die Ergebnisse passen.
Beim Buchhaltungsprogramm gibt es auch die Option des Abschlusses und viele nutzen die Option. Es muss aber ein seriöses und verlässliches Programm sein, bei dem stets der wirklich gültige aktuelle Stand gegeben ist, weil sonst die Ergebnisse nicht stimmen. Das muss jetzt gar nicht bedeuten, dass man zu wenig Steuer zahlt, es kann auch umgekehrt sein, dass man zu viel zahlt, wenn kein Verlass ist. Seriöse Anbieter stellen aber sicher, dass die Programme up to date sind.
PC-Version oder Cloud
Es gibt auch nicht nur das eine Buchhaltungsprogramm. Da alle Unternehmen die Buchhaltung führen müssen, gibt es auch viel Angebot, ergo verschiedene Titel. Es gibt aber auch zwei Ansätze.
Der erste Ansatz ist der Klassiker: Man kauft sich ein Buchhaltungsprogramm, installiert es auf dem Computer und bucht die Geschäftsfälle. Wer mag, erledigt damit auch den Jahresabschluss, wie bereits beschrieben. Allerdings braucht es hier Grundlagen in Buchhaltung, um die Aufgaben durchführen zu können.
Der zweite Ansatz nutzt die Cloud-Technologie und bietet das Programm online an. Das hat den Vorteil, dass diese Variante auch ohne Buchhaltungskenntnisse genutzt werden kann und in der Cloud gibt es stets die aktuelle Version.
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